Assistant administratif

🔬 L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans. Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur. Rattaché à la Direction de la Technologie, l'assistant administratif assurera le support administratif de plusieurs équipes, en particulier 4 plateformes technologiques du C2RT (Centre de Ressources et Recherches Technologiques) : la plateforme de Biophysique Moleculaire (PFBMI), la Plateforme de Cristallographie (PFX), la plateforme Production et Purification des Protéines Recombinantes (PF3PR) et la plateforme Ingénierie des Anticorps (PFIA). 🎯 Vos principales activités :
- Accompagner les responsables dans leurs activités et gérer les tâches administratives du quotidien
- Etre le relais d'information au sein du service
- Gérer les plannings, le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques
- Relire et mettre en forme des documents
- Mettre à jour les pages web
- Organiser les réunions
- Rédiger les compte rendus de réunion, suivre les actions à mener
- Organiser et gérer les missions et les déplacements
- Mettre à jour les listes de diffusion
- Gérer les notes de frais
- Participer à l'organisation d'évènements (séminaires, retraites, réunions annuelles, cours...)
- Participer à l'instruction des dossiers RH (demande de recrutement, de stages)
- Prendre en charge l'accueil des visiteurs, des chercheurs, des nouveaux entrants (stagiaires, CDD, CDI), les accompagner dans leurs démarches administratives (visa, titre de séjour..), être un support à la bonne intégration des différentes nationalités étrangères accueillies
- Préparer et suivre le budget de l'entité et/ou des projets
- Passer des commandes, assurer le suivi
- Facturer des prestations de service
- Contribuer à la gestion documentaire dans la démarche qualité ISO 9001 (parcours d'intégration et d'habilitation pour chaque nouvel arrivant dans les entités certifiées) Activités communes des assistantes du PAD : Participer aux actions transverses (organisation d'évènements par exemple, travail collectif sur le suivi des contributions des plateformes aux avancées de la recherche pasteurienne dans les publications). ✅Profil : Formation bac+2 assistante manager, vous avez a minima 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire. Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques et de bureautique classique (Office, Word, Outlook, Excel, Teams...) et bonne capacité pour apprendre les outils internes (Concur, Easyfact, Endnote, SAP, Sharepoint, site web...) -Bonne communication écrite et orale (maîtrise de la prise de note et de l'orthographe) en français et anglais Aptitudes personnelles :
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du service, écoute active
- Capacité d'adaptation et de flexibilité
- Rigueur et réactivité
- Proactivité
- Compétences en organisation et gestion du temps (gestion des priorités). 📑Vos conditions et environnement de travail :
- L'Institut Pasteur s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et respectueux. Nous accueillons toutes les candidatures répondant aux critères du poste, en valorisant la diversité sous toutes ses formes et les parcours variés.
- Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
- Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
- Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus
- Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus
- Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
- Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus).