OFFICE MANAGER DELEGUE(E) F/H

L’office manager délégué assure, en lien direct avec l’office manager principal, les activités d’accueil et de gestion des établissements d’Aix-en-Provence et de gestion des achats indirects nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise et des établissements d’Aix-en-Provence en particulier. Il/elle garantit la disponibilité des biens et prestations, optimise les coûts, sécurise les fournisseurs et contribue à la qualité des services apportés aux collaborateurs de l’entreprise. Vos responsabilités principales seront les suivantes : Support à l'accueil En collaboration avec l'Office Manager principal :
* Gérer l’accueil des établissements d’Aix-en-Provence : o Gestion de l'accueil physique et téléphonique, o Réception et orientation des visiteurs, collaborateurs et interlocuteurs externes. o Gestion des badges d'accès et suivi des entrées et sorties des visiteurs.
* Organiser et préparer les salles de réunion : réservation et mise à disposition des équipements nécessaires.
* Gérer le courrier, les colis, les coursiers et les livraisons sur site.
* Contribuer au bon fonctionnement quotidien des services généraux des sites.
* Assurer le support aux collaborateurs sur les sujets liés aux équipements et aux services.
* Contribuer à l'organisation des arrivées, départs et mouvements internes. Gestion des achats de fonctionnement Contribuer aux achats indirects de l'entreprise :
* Mobilier de bureau et équipements d'aménagement.
* Matériel informatique et périphériques.
* Téléphonie fixe et mobile.
* Politique voyage.
* Fournitures de bureau.
* Consommables et équipements de fonctionnement.
* Gardiennage et sécurité.
* Nettoyage des locaux.
* Entretien des espaces verts.
* Maintenance et prestations liées aux infrastructures du site. À ce titre :
* Recueillir et analyser les besoins des utilisateurs.
* Réaliser les consultations fournisseurs et demandes de devis.
* Comparer les offres selon les critères coût, qualité, délai et service.
* Négocier les conditions commerciales.
* Proposer des politiques de mutualisation et de globalisation.
* Émettre et suivre les commandes.
* Assurer le suivi budgétaire des dépenses. Le cas échéant, gestion de la sous-traitance de capacité
* Accompagner les directions métiers dans la contractualisation des prestations en support des acheteurs projets.
* Participer à la définition des besoins.
* Consulter les prestataires et analyser les offres.
* Assurer le suivi administratif et contractuel des prestations.
* Veiller au respect des engagements de coût, qualité et délai. Compétences techniques
* Maîtrise des techniques d’accueil
* Maîtrise du processus achats, des achats indirects et des services généraux
* Gestion des fournisseurs et des contrats
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, ERP achats)
* Suivi budgétaire et analyse des coûts
* Capacités rédactionnelles et contractuelles Compétences comportementales
* Sens du service et orientation client interne
* Organisation et rigueur
* Capacité de négociation
* Esprit d'analyse et de synthèse
* Réactivité et autonomie
* Excellentes qualités relationnelles
* Gestion des priorités dans un environnement multi-interlocuteurs et multilingues (anglais professionnel exigé).

Profil recherché
* Formation Bac+3 en achats, supply chain, gestion ou administration des entreprises.
* Expérience avérée en office management, achats indirects, services généraux, gestion fournisseurs. Pourquoi rejoindre Calogena ? Pour contribuer activement au développement d'une solution énergétique décarbonée pour un déploiement à grande échelle :
* Une contribution active à la conception d’un projet d’envergure, alliant vision industrielle et contenu technologique forts, avec l’objectif d’une première mise en construction avant 2030
* Une responsabilité directe sur une solution destiné à être déployé à grande échelle
* Un environnement de travail dynamique, innovant et exigeant au sein d’une équipe d’ingénieurs et d’experts aguerris du nucléaire Le chauffage représente un tiers des besoins en énergie en Europe. 90% du chauffage est réalisé à partir de combustion, fortement émettrice de CO2. Calogena, filiale du groupe industriel Gorgé, développe un petit réacteur nucléaire (SMR – Small Modular Reactor) visant à offrir une solution décarbonée, fiable et souveraine pour l’alimentation des réseaux de chaleur de nos villes. Lauréate du programme France 2030, Calogena développe un réacteur à eau de 35 MWth à conception passive, conçu pour offrir un niveau de sûreté élevé, une grande simplicité d’exploitation et une intégration optimisée dans les environnements urbains. Calogena se positionne sur un marché stratégique, à très fort potentiel de déploiement en France et à l’international, pour contribuer à l’atteinte du net-zero. Calogena répond déjà à des appels d’offres en Europe pour l’installation de solutions nucléaires pour le chauffage urbain. Le proje