Assistant(e) Administration des Ventes H/F

SYMBIOZ accompagne ses clients sur des projets exigeants dans les secteurs de la défense, de l'aéronautique, du naval, des énergies et de l'IT. Notre positionnement : une expertise technique de haut niveau, directement opérationnelle sur le terrain. Nos équipes interviennent au cœur des projets pour faire avancer des sujets concrets : développement logiciel, industrialisation, optimisation de process et résolution de problèmes. Nous combinons exigence, réactivité et pragmatisme. Chez SYMBIOZ, la valeur se mesure à l'impact. Comprendre vite, agir efficacement et délivrer des résultats fait partie de notre ADN. Rejoindre SYMBIOZ, c'est intégrer un environnement structuré, exigeant et orienté performance, au service de projets techniques à forte valeur

Description du poste
et Missions Dans le cadre du développement de notre client dans le secteur aéronautique, spatial et défense, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) pour accompagner les équipes Commerce et Programme dans le suivi des contrats, des commandes et des activités commerciales. Gestion contractuelle et suivi des commandes :
* Participer à l'analyse des commandes et contrats clients afin d'identifier les engagements et exigences applicables.
* Préparer les éléments nécessaires aux revues de contrats et aux Accusés de Réception de Commande (ARC).
* Assurer le suivi administratif des contrats et contribuer à la bonne transmission des obligations contractuelles aux différents partenaires et sous-traitants.
* Apporter un support dans le suivi des demandes de sursis et des éventuelles créances clients. Support aux équipes Commerce & Programme :
* Accompagner les Responsables Commerce et Programme dans la préparation des propositions commerciales.
* Collecter auprès des différents services les informations nécessaires à l'élaboration des offres.
* Assurer la coordination des différents contributeurs internes afin de respecter les délais de remise des propositions.
* Participer au suivi des consultations et à la mise à jour du plan d'activités prévisionnel. Suivi commercial et reporting :
* Mettre à jour les outils de pilotage de l'activité commerciale, notamment le Journal des Consultations et le Suivi du Chiffre d'Affaires.
* Garantir la fiabilité et l'actualisation des données permettant de suivre l'activité.
* Participer aux réunions mensuelles de suivi entre les équipes ADV et Commerce/Programme. Export Control et obligations réglementaires
* Participer au suivi administratif des licences d'exportation, de leurs déclarations et de leur imputation, en support du Responsable Export Control.
* Assurer la mise à jour des listes de sociétés autorisées à détenir des produits explosifs.
* Participer à la préparation et au suivi des demandes d'autorisations auprès des organismes gouvernementaux.
* Veiller au respect des procédures internes et des obligations réglementaires applicables à l'activité.

Profil recherché
De formation Bac+2/3 en administration des ventes, gestion, commerce international, gestion des entreprises ou domaine similaire, vous disposez idéalement d'une première expérience en ADV, administration commerciale, gestion contractuelle ou support aux équipes commerciales. Vous êtes à l'aise avec :
* Le suivi administratif des commandes et contrats.
* La gestion et la mise à jour de tableaux de suivi et d'indicateurs commerciaux.
* La coordination avec différents services et interlocuteurs.
* La préparation de dossiers et de documents commerciaux.
* Les outils bureautiques, notamment Excel. Informations utiles Prérequis important :
* Poste soumis à des contraintes de sécurité
* Vous devez être éligible à une habilitation défense (nationalité compatible requise)