Assistante de la Secrétaire Générale de la Préfecture, Sous-Préfète de l'arrondissement de Perpigna
Il y a 6 jours
Perpignan, Languedoc-Roussillon, France
MINISTERE INTERIEUR
Temps plein
Gratuit avec email ou Google
Enregistrez cette offre et organisez votre recherche
Créez un compte gratuit pour enregistrer des offres d'emploi, créer des alertes et revenir à cette liste depuis votre tableau de bord.
Gratuit avec email ou Google
En continuant, vous acceptez nos Conditions d’utilisation & Politique de confidentialité.
Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : Enjeux du poste Assiste la Secrétaire générale dans l’organisation quotidienne de son travail Poste exigeant de grandes capacités d’organisation et d’adaptation, une grande discrétion et une loyauté absolue sont requises sur ces fonctions. Missions principales
- gestion des appels téléphoniques internes ou externes,
- gestion l’agenda de la Secrétaire générale,
- planification des déplacements en lien avec les conducteurs,
- prise en charge des aspects logistiques des déplacements,
- gestion des parapheurs et du courrier,
- gestion de réunions: planification, invitation, organisation, préparation, Suivi des dossiers du secrétariat général
- rédaction administrative et gestion des courriers (mise en signature, mise en forme, envoi) en provenance des services extérieurs à la préfecture,
- validation des congés des agents reliés au secrétariat
- Suivi du budget de la Secrétaire générale,
- participation au déploiement de la démarche QUALI-ATE (module accueil général)
- Suivi et gestion de l’envoi des vœux de fin d’année. Votre environnement professionnel : Activités du service Secrétariat particulier Composition et effectifs du service Assistant(e) de la Secrétaire générale Liaisons hiérarchiques La Secrétaire générale de la préfecture. Liaisons fonctionnelles
- Les élus,
- Les différentes administrations du département,
- Les chefs de service déconcentrés de l’État (DDTM, SGCD, DDPP, DDETS, ARS, DDFIP, DSDEN…),
- Les membres du corps préfectoral en interne et hors département des différents ministères,
- Les agents de la préfecture et des sous-préfectures,
- Tous les services en charge de la sécurité,
- Les acteurs divers du département, Vos compétences principales mises en œuvre : Connaissances techniques : Connaître l’environnement professionnel / Niveau maîtrise
- requis Avoir des compétences en informatique et bureautique/ Niveau expert – requis Savoir-faire : Savoir s’organiser / Niveau expert
- requis Savoir rédiger / Niveau maîtrise
- requis Savoir accueillir / Niveau maîtrise
- requis Savoir-être : Savoir d’adapter / Niveau maîtrise
- requis Savoir communiquer / Niveau maîtrise
- requis Avoir le sens des relations humaines / Niveau expert
- requis Autres: Excellente maîtrise des outils de gestion (agenda électronique) et des outils bureautiques (tableur, texte, base de données – publipostage) ; Vos perspectives: Evolution possible vers un poste dans une direction métier de la préfecture
- gestion des appels téléphoniques internes ou externes,
- gestion l’agenda de la Secrétaire générale,
- planification des déplacements en lien avec les conducteurs,
- prise en charge des aspects logistiques des déplacements,
- gestion des parapheurs et du courrier,
- gestion de réunions: planification, invitation, organisation, préparation, Suivi des dossiers du secrétariat général
- rédaction administrative et gestion des courriers (mise en signature, mise en forme, envoi) en provenance des services extérieurs à la préfecture,
- validation des congés des agents reliés au secrétariat
- Suivi du budget de la Secrétaire générale,
- participation au déploiement de la démarche QUALI-ATE (module accueil général)
- Suivi et gestion de l’envoi des vœux de fin d’année. Votre environnement professionnel : Activités du service Secrétariat particulier Composition et effectifs du service Assistant(e) de la Secrétaire générale Liaisons hiérarchiques La Secrétaire générale de la préfecture. Liaisons fonctionnelles
- Les élus,
- Les différentes administrations du département,
- Les chefs de service déconcentrés de l’État (DDTM, SGCD, DDPP, DDETS, ARS, DDFIP, DSDEN…),
- Les membres du corps préfectoral en interne et hors département des différents ministères,
- Les agents de la préfecture et des sous-préfectures,
- Tous les services en charge de la sécurité,
- Les acteurs divers du département, Vos compétences principales mises en œuvre : Connaissances techniques : Connaître l’environnement professionnel / Niveau maîtrise
- requis Avoir des compétences en informatique et bureautique/ Niveau expert – requis Savoir-faire : Savoir s’organiser / Niveau expert
- requis Savoir rédiger / Niveau maîtrise
- requis Savoir accueillir / Niveau maîtrise
- requis Savoir-être : Savoir d’adapter / Niveau maîtrise
- requis Savoir communiquer / Niveau maîtrise
- requis Avoir le sens des relations humaines / Niveau expert
- requis Autres: Excellente maîtrise des outils de gestion (agenda électronique) et des outils bureautiques (tableur, texte, base de données – publipostage) ; Vos perspectives: Evolution possible vers un poste dans une direction métier de la préfecture