Assistant(e) de direction F/H

Description de poste Contexte et enjeux Vous jouez un rôle clé de coordination et de facilitation auprès d'un Vice-Président et, à titre complémentaire, d'un autre manager. Votre mission est de garantir la fluidité de l'organisation, la qualité des interactions et la confidentialité des informations dans un environnement international exigeant, multiculturel et impliquant de nombreux interlocuteurs. Rattachement Vice-Président
- périmètre principal, représentant environ 80 % du temps ; support complémentaire auprès d'un autre manager ou Vice-Président, représentant environ 20 % du temps. Localisation Ce poste est localisé à Grenoble. Votre rôle Véritable point d'appui opérationnel du Vice-Président et de son équipe, vous anticipez les besoins, structurez les priorités et facilitez la prise de décision au quotidien. Vous coordonnez les agendas, les réunions et les déplacements internationaux, sécurisez les processus administratifs et contribuez à la qualité des communications du périmètre. Vous participez également à l'amélioration continue de l'efficacité collective grâce aux outils d'intelligence artificielle, notamment Microsoft Copilot. Vos missions Périmètre principal
- 80 %
* Gérer de manière proactive l'agenda et les emails du Vice-Président, hiérarchiser les sollicitations et signaler les priorités ou points d'attention.
* Pour lui et ses n-1:
* Préparer et coordonner les réunions institutionnelles et collectives : planification, invitations, documentation et logistique.
* Organiser les déplacements internationaux : transport, hébergement, visas si nécessaire, briefs et dossiers de voyage.
* Valider les notes de frais, en veillant à la stricte conformité.
* Piloter les animations et les communications du périmètre ainsi que les invitations associées : événements, réunions plénières et sessions ponctuelles.
* Gérer l’ensemble des commandes
* En autonomie, gérer les dossiers administratifs liés à l’activité de don de matériel : envois, réceptions et documents Cerfa, en coordination avec les parties prenantes internes et externes. Support complémentaire
- 20 %
* Gérer l'agenda d'un autre manager ou Vice-Président et prioriser les sollicitations.
* Passer les commandes nécessaires, traiter les notes de frais et organiser les déplacements. Intelligence artificielle et amélioration des méthodes de travail
* Identifier les usages de l'intelligence artificielle susceptibles de simplifier les processus, d'automatiser certaines tâches récurrentes et d'améliorer la qualité du travail collectif.
* Exploiter Microsoft Copilot dans les outils du quotidien, notamment Outlook, Teams et Excel, afin de gagner en efficacité.
* Proposer et tester de nouvelles pratiques adaptées aux besoins de l'équipe.
* Accompagner les collaborateurs dans la prise en main et l'adoption de ces outils.

Votre profil
* Expérience confirmée en assistanat de direction ou assistanat exécutif, idéalement auprès d'un Vice-Président ou d'un membre d'un comité de direction, dans un environnement international.
* Excellente maîtrise d'Outlook, Teams et Microsoft 365, ainsi qu'une bonne aisance avec les outils de gestion des notes de frais et des déplacements, tels que Concur ou équivalent.
* Forte appétence pour les outils d'intelligence artificielle et capacité démontrée à les intégrer dans les pratiques de travail.
* Excellentes capacités d'organisation, de gestion des priorités et d'anticipation.
* Aptitude à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau et à représenter le Vice-Président avec tact et professionnalisme.
* Très grande discrétion et respect absolu de la confidentialité.
* Maîtrise du français et de l'anglais à un niveau C1 minimum. Vos compétences clés
* Rigueur, fiabilité et sens du détail.
* Autonomie, proactivité et capacité à exercer un jugement adapté au contexte.
* Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles, notamment dans un environnement multiculturel.
* Intelligence relationnelle, sens du service et capacité à créer des relations de confiance.
* Culture de la confidentialité et de la conformité administrative.
* Optimisme communicatif et goût du travail collectif. Vous cherchez à créer de l'IMPACT dans votre carrière? Lorsque vous envisagez de rejoindre une nouvelle équipe, la culture d'entreprise est essentielle. Chez Schneider Electric, nos valeurs et nos comportements sont le fondement de la création d'une culture d'entreprise qui contribue à la réussite de l'entreprise. Nous pensons que nos valeurs IMPACT
- Inclusion, Maîtrise, Raison d'Etre, Action, Curiosité, Travail d'équipe
- commencent avec nous. IMPACT est également une invitation à rejoindre une entreprise où vous pourrez contribuer à transformer l