Coordinateur/rice pédagogique et administrative

Assurer la gestion administrative des contrats d'alternance et des parcours de formation de l'agence, de l'inscription du candidat à sa sortie, en appui de la chargée de relations entreprises et de la tutrice pédagogique, dans le respect des exigences réglementaires et qualité. 3. Missions et activités Mission 1
- Gestion administrative des contrats d'alternance
- Collecter auprès des candidats les pièces nécessaires au contrat (pièce d'identité, numéro de sécurité sociale, dernier diplôme…).
- Rédiger les CERFA et les conventions de formation (rémunération, heures de formation) et adapter le planning de formation.
- Envoyer les documents pour signature, relancer employeurs et apprentis, assurer le reporting des contrats.
- Traiter les rejets de CERFA et de conventions avec l'OPCO et l'employeur, et apporter les corrections.
- Établir les avenants, les conventions de maintien en formation et les formulaires de rupture, et relancer les signatures.
- Renseigner les fiches qualité d'entrée : contrat d'engagement, fiche d'accueil, fiche d'identification, feuille de garde.
- Monter les dossiers CQP AM : dossier candidat, convention, inscription sur la plateforme CQP AM, reporting des entrées.
- Intégration des candidates en formation CADGA et suivi pédagogique des candidats Mission 2
- Gestion des entrées, du suivi et des sorties de formation (TP SAMA, TP SAMS, CQP AM)
- Mener l'entretien de positionnement des candidats, avec une grille d'évaluation unique partagée avec la chargée de relations entreprises.
- Centraliser et corriger les tests de positionnement à partir des grilles de correction, en lien avec la tutrice pédagogique.
- Renseigner les fiches qualité d'entrée en formation (FQ 4.1, 4.2, 4.3).
- Assurer le lien avec la chargée de relations entreprises sur le suivi des candidatures.
- Pendant la

formation:
suivre les absences et les retards des apprenants et assurer le lien avec l'employeur.
- À la sortie : traiter les formulaires d'abandon, renseigner la FQ 7.1, réaliser le suivi du devenir des certifiés CQP AM et TP SAMS. Mission 3
- Administration des parcours et conformité qualité
- Tenir à jour la Box et le tableau des effectifs.
- Vérifier la complétude des dossiers apprenants (dates, pièces, FQ), les scanner et les archiver.
- Préparer les pièces justificatives pour les audits (Qualiopi, certificateurs, financeurs).
- Gérer les commandes de matériel (ordinateurs). Les émargements relèvent des attributions de l'assistante de gestion. Mission 4
- Logistique des examens
- Préparer la logistique des examens et des jurys : réservation des salles, constitution des jurys, convocations, procès-verbaux.
- Déposer les preuves sur les plateformes des certificateurs. La tutrice pédagogique reste responsable de l'organisation pédagogique des examens. Mission 5
- Organisation des réunions d'information collective
- Envoyer les invitations aux candidats.
- Préparer les dossiers de présentation individualisés, la salle et les tests de sélection.
- Accueillir les candidats. L'animation reste assurée par la chargée de relations entreprises. Mission 6
- Coordination interne et reporting
- Participer au point hebdomadaire avec la direction territoriale, la chargée de relations entreprises, la tutrice pédagogique et l'assistante de gestion.
- Tenir les tableaux de bord : contrats signés, entrées, ruptures, dossiers en attente.
- Assurer ponctuellement le relais de l'assistante de gestion en son absence (inscriptions aux examens, encaissements). 4. Relations de travail
- Internes : directrice territoriale, chargée de relations entreprises, tutrice pédagogique, assistante de gestion, formateurs, services du siège.
- Externes : candidats et apprenants, employeurs, OPCO, certificateurs et plateformes (CQP AM, APFORM), auditeurs qualité.