AGENT.E CHARGÉ.E DE L'ACCUEIL ET DE LA RELATION USAGERS

Job Description

Le poste de AGENT.E CHARGÉ.E DE L'ACCUEIL ET DE LA RELATION USAGERS - TEMPORAIRE (H/F)

Le service des moyens généraux est rattaché à la DGA Ressources, il assure les missions nécessaires au bon fonctionnement des services, organise les déplacements et voyages, les manifestations et événements institutionnels.

Il est structuré comme suit :

• un pôle restauration, manifestations et voyages (POREV), placé sous l'autorité de l'Adjoint.e au. à la Chef.fe de service,
• une équipe déplacement des élu.e.s (DEPELU),
• une équipe logistique (LOGIST),
• une équipe des accueils des sites rennais (11 agent.e.s),
• les achats,
• le courrier,
• la reprographie,
• le parc roulant.

Sous l'autorité du.de la Chef.fe d'équipe, l'agent.e, qui représente l'image de la collectivité, est chargé.e, d'assurer l'accueil physique par roulement sur les 3 sites rennais ainsi que l'accueil téléphonique.

ACTIVITES DU POSTE :

Assurer un accueil physique et téléphonique

Sur les 3 sites rennais, par roulement et en fonction des plannings :

• Garantir un accueil physique de qualité à l'ensemble des usagers des sites : agents, élus, partenaires, invités, etc. : accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou orienter vers les services,
• Gérer les entrées, les sorties et l'attente,
• Garantir un accueil téléphonique de qualité des usagers externes et internes : accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou transférer vers les services
• Gérer les flux d'appels téléphoniques entrants et le flux d'appels en attente via un outil de gestion des flux dédié
• Participer aux différentes sessions du Conseil Régional et aux manifestations organisées par la Région

Gérer et mettre à disposition des ressources et des moyens :

• Réserver les véhicules (logiciel dédié)
• Valider les réservations de salles
• Réceptionner les demandes d'intervention à destination de l'équipe logistique et de l'équipe de la maintenance
• Réaliser les badges d'accès aux bâtiments, les cartes d'identification et les inscriptions aux restaurants administratifs pour les élu.e.s et le personnel de la Région

- Réceptionner et gérer les plis et colis déposés à l'accueil de Patton

Contribuer à la sécurité :

• Appliquer les consignes de sécurité relatives aux personnes, aux biens et aux locaux
• Participer à la sécurité incendie du site selon une procédure mise en oeuvre avec l'Assistant de prévention et le responsable du site
• Transmettre les consignes le soir aux agents chargés du nettoyage et de la sécurité
• Assurer les missions de sauveteur secouriste et d'équipier incendie dans l'attente des services d'intervention

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L'agent dépend directement du. de la Chef.fe d'équipe

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Au sein du service : relations quotidiennes avec tous les agent.e.s
• Au sein de la collectivité : relations régulières avec les élu.e.s
• Partenaires extérieurs : tout public

Lieu de travail : sites rennais (Patton, Beaulieu et Atalante)

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui en position d'accueil physique ☐ Non

Contraintes spécifiques :

• Différentes plages horaires pour couvrir l'ouverture de l'accueil de 8 h à 18 h
• Disponibilité au regard des nécessités de service
• Missions d'accueil lors de certaines manifestations en soirée et le week-end (sessions, réceptions...)

Prise de poste 05/05/25

Durée :5 mois avec possibilité de renouvellement

Rémunération : 1703.69 euros nets mensuels

Entretiens au fil de l'eau

Le profil recherché

Savoir et savoir-faire :

• Maîtriser les techniques d'accueil,
• Savoir recueillir, traiter et restituer de l'information
• Savoir utiliser un outil de gestion des flux téléphoniques
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel...)
• Connaitre une langue étrangère serait un plus

Savoir-être :

• Être diplomate
• Être réactif
• Être disponible et à l'écoute
• Avoir le goût du travail en équipe
• Avoir de bonnes qualités relationnelles
• Être rigoureux
• Être concis et synthétique à l'oral et à l'écrit
• Être discret et respecter la confidentialité des informations
• Savoir gérer les situations de stress et les éventuelles situations conflictuelles
• Vous avez envie d'exercer au coeur d'un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu'accessible, et doté d'une vie culturelle riche
• Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d'avenir portés par la Région Bretagne (engagement