AGENT.E CHARGÉ.E DE L'ACCUEIL ET DE LA RELATION USAGERS

Le poste de AGENT.E CHARGÉ.E DE L'ACCUEIL ET DE LA RELATION USAGERS - TEMPORAIRE (H/F)

Le service des moyens généraux est rattaché à la DGA Ressources, il assure les missions nécessaires au bon fonctionnement des services, organise les déplacements et voyages, les manifestations et événements institutionnels.

Il est structuré comme suit :

• un pôle restauration, manifestations et voyages (POREV), placé sous l'autorité de l'Adjoint.e au. à la Chef.fe de service,
• une équipe déplacement des élu.e.s (DEPELU),
• une équipe logistique (LOGIST),
• une équipe des accueils des sites rennais (11 agent.e.s),
• les achats,
• le courrier,
• la reprographie,
• le parc roulant.

Sous l'autorité du.de la Chef.fe d'équipe, l'agent.e, qui représente l'image de la collectivité, est chargé.e, d'assurer l'accueil physique par roulement sur les 3 sites rennais ainsi que l'accueil téléphonique.
ACTIVITES DU POSTE :

Assurer un accueil physique et téléphonique
Sur les 3 sites rennais, par roulement et en fonction des plannings :

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Garantir un accueil physique de qualité à l'ensemble des usagers des sites : agents, élus, partenaires, invités, etc. : accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou orienter vers les services,
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Gérer les entrées, les sorties et l'attente,
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Garantir un accueil téléphonique de qualité des usagers externes et internes : accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou transférer vers les services
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Gérer les flux d'appels téléphoniques entrants et le flux d'appels en attente via un outil de gestion des flux dédié
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Participer aux différentes sessions du Conseil Régional et aux manifestations organisées par la Région

Gérer et mettre à disposition des ressources et des moyens :

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Réserver les véhicules (logiciel dédié)
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Valider les réservations de salles
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Réceptionner les demandes d'intervention à destination de l'équipe logistique et de l'équipe de la maintenance
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Réaliser les badges d'accès aux bâtiments, les cartes d'identification et les inscriptions aux restaurants administratifs pour les élu.e.s et le personnel de la Région

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Réceptionner et gérer les plis et colis déposés à l'accueil de Patton

Contribuer à la sécurité :

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Appliquer les consignes de sécurité relatives aux personnes, aux biens et aux locaux
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Participer à la sécurité incendie du site selon une procédure mise en oeuvre avec l'Assistant de prévention et le responsable du site
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Transmettre les consignes le soir aux agents chargés du nettoyage et de la sécurité
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Assurer les missions de sauveteur secouriste et d'équipier incendie dans l'attente des services d'intervention

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L'agent dépend directement du. de la Chef.fe d'équipe

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Au sein du service : relations quotidiennes avec tous les agent.e.s
• Au sein de la collectivité : relations régulières avec les élu.e.s
• Partenaires extérieurs : tout public

Lieu de travail : sites rennais (Patton, Beaulieu et Atalante)

Horaires et temps de travail : temps complet
Métier éligible au télétravail

☒ Oui en position d'accueil physique ☐ Non

Contraintes spécifiques :
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Différentes plages horaires pour couvrir l'ouverture de l'accueil de 8 h à 18 h
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Disponibilité au regard des nécessités de service
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Missions d'accueil lors de certaines manifestations en soirée et le week-end (sessions, réceptions...)

Prise de poste 05/05/25
Durée :5 mois avec possibilité de renouvellement
Rémunération : 1703.69 euros nets mensuels
Entretiens au fil de l'eau

Le profil recherché

Savoir et savoir-faire :

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Maîtriser les techniques d'accueil,
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Savoir recueillir, traiter et restituer de l'information
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Savoir utiliser un outil de gestion des flux téléphoniques
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Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel...)
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Connaitre une langue étrangère serait un plus

Savoir-être :

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Être diplomate
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Être réactif
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Être disponible et à l'écoute
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Avoir le goût du travail en équipe
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Avoir de bonnes qualités relationnelles
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Être rigoureux
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Être concis et synthétique à l'oral et à l'écrit
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Être discret et respecter la confidentialité des informations
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Savoir gérer les situations de stress et les éventuelles situations conflictuelles

• Vous avez envie d'exercer au coeur d'un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu'accessible, et doté d'une vie culturelle riche
• Vous êtes attaché.e au service public et sensible