Assistant(e) administratif(ve) scolarité

Assistant(e) administratif(ve) scolarité (H/F)ISTEC Business School est une école de management à Paris, membre de la Conférence des Grandes Écoles, engagée dans une dynamique de transformation visant à renforcer la qualité de ses dispositifs pédagogiques, l'expérience étudiante et la structuration de ses processus de pilotage.Dans ce cadre, nous recrutons un(e) Assistant(e) administratif(ve) scolarité afin de soutenir le service scolarité et sécuriser la fiabilité des données et actes de scolarité.Service : ScolaritéRattachement hiérarchique : Direction ScolaritéRattachement fonctionnel : Directions de programme, Chargé(e) de planification, Pôle examens, QualitéType de contrat : Temps pleinPrise de poste : Février 2026Rémunération : 22–24 K€ brut annuelLieu : Paris 10e (128–130 quai de Jemmapes, 75010)Contrat : CDI – temps plein (35h hebdomadaires)Avantages : Mutuelle, prise en charge transport, titres-restaurant (selon politique en vigueur)Expérience attendue : 1 à 3 ans sur un poste administratif (scolarité, centre de formation, gestion de dossiers, support) ; une première expérience dans l'enseignement supérieur est un plusFinalité du posteL'Assistant(e) administratif(ve) Scolarité assure le support administratif et le suivi opérationnel des dossiers étudiants afin de garantir la fiabilité des données, la qualité de service et la traçabilité des actes de scolarité. Le poste contribue au respect des procédures internes et à la constitution d'éléments de preuve nécessaires aux audits et démarches qualité (Qualiopi, CEFDG, EFMD).Rejoindre l'ISTEC, c'est intégrer une école de management en transformation, avec un rôle essentiel dans la qualité de service aux étudiants :Un poste pivot au sein de la scolarité, garantissant la fiabilité des dossiers et la traçabilité des actes administratifsUn cadre de travail structuré, des procédures claires et un outil central de gestion (YPAREO)Une contribution directe à la qualité documentaire et à la conformité attendue dans le cadre des audits et labels (Qualiopi, CEFDG, EFMD)Missions principalesAssurer la gestion et la complétude des dossiers étudiants (pièces, justificatifs, relances, mises à jour)Mettre à jour et sécuriser les données administratives dans YPAREORépondre aux demandes scolarité et assurer le suivi traçable des sollicitationsParticiper à la préparation administrative des examens (listes, convocations, émargements, justificatifs)Produire les documents officiels de scolarité (certificats, attestations, courriers standards)Assurer l'archivage, le versioning et la fiabilisation documentaire du serviceAppliquer strictement les procédures internes et contribuer à la qualité de serviceContribuer à la conformité et à la préparation des audits / labels (Qualiopi, CEFDG, EFMD) via la constitution et l'archivage des éléments de preuve (dossiers, émargements, éditions, suivis)Ventilation horaire indicative des missions Gestion et complétude des dossiers étudiants : 35%Traitement des demandes scolarité (front office / back office) : 25%Gestion administrative des examens et justificatifs : 15%Mise à jour, contrôles et éditions dans YPAREO : 15%Conformité, procédures internes, archivage et éléments de preuve (Qualiopi / CEFDG / EFMD) : 10%Livrables attendusDossiers étudiants complets et à jour dans YPAREOSuivi des demandes (tableaux, traçabilité, relances)Documents officiels émis (attestations, certificats, courriers)Éléments administratifs examens (listes, convocations, émargements, justificatifs)Archivage structuré du périmètre scolarité (preuves, dossiers, éditions)Indicateurs de suivi (KPI)Taux de complétude des dossiers à échéanceDélai moyen de traitement des demandesTaux d'erreurs / retours sur documents émisQualité et disponibilité des éléments de preuve en cas d'auditCompétences attenduesMaîtrise de YPAREO (dossiers, statuts, éditions, exports)Rigueur, sens de la confidentialité, qualité de serviceCapacité à prioriser et gérer plusieurs demandes simultanémentMaîtrise bureautique (Word, Excel, outils collaboratifs)Process de recrutementPré-sélection sur CVEntretien RHEntretien manager Décision et propositionCandidatureMerci d'adresser votre CV (et, si souhaité, une lettre de motivation) en précisant en objet : « Candidature – Assistant(e) Administratif Scolarité – Février 2026 » à l'adresse suivante : rh@istec.fr.ISTEC Business School s'engage en faveur de la diversité, de l'égalité des chances et de la non-discrimination. À compétences égales, toutes les candidatures seront examinées avec la même attention, sans distinction de sexe, d'âge, d'origine, de situation de handicap, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'opinions, de croyances ou de toute autre situation protégée par la loi.