Assistant/e de la cheffe de service
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Vos missions en quelques mots
Missions :
Les missions de l’assistant/e de la cheffe de l’UDAP sont les suivantes :
Au niveau du secrétariat de la cheffe de l’UDAP :
- organiser l’agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service
- garantir le lien avec tous les partenaires concernés notamment la Préfecture
- assister la cheffe de service dans les enjeux ressources humaines : suivi des congés, candidatures stagiaires…
- préparer certaines commissions comme les commissions départementales de la nature, des paysages et des sites (CDNPS)
Au niveau du service :
- accueillir physiquement les rendez-vous programmés ou les demandes de renseignements sans rendez-vous
- accueillir téléphoniquement et proposer des premières solutions techniques simples et / ou orienter vers un technicien
- assurer la gestion du courrier entrant et sortant
- gérer la messagerie électronique fonctionnelle du service
- assurer la logistique du service : gestion des achats, stocks et contrats
- assurer la gestion de la bibliothèque : suivi de la base de données
- assurer la revue de presse quotidienne
- être la référente « Communication » entre l’UDAP et la DRAC
- être la référente pour la répartition des dossiers « démarches simplifiées » : assurer la répartition des dossiers entrant au service et dispatch vers les collègues concernés des dossiers « démarches simplifiées »
- être la référente archivage pour le service, en lien avec le réseau « gestionnaires et responsables des archives » (groupe de travail), assurer la gestion administrative des archives : mise en oeuvre du plan de gestion des archives avec les archives départementales
- Suppléante de la référente « Guichet unique UDAP dossiers MH ».
Correspondante « Annuaire du Ministère »
Profil recherché
Compétences requises :
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Bonne connaissance de l’organisation administrative, des interlocuteurs de la DRAC et des
partenaires
- Capacité d’autonomie et d’adaptation, réactivité
- Sens de l’organisation et de la rigueur, sens pratique
- Grande maîtrise rédactionnelle, maîtrise des écrits administratifs
- Connaissance du budget et de la comptabilité technique
- Sens relationnel, discrétion
- Esprit d’initiative
- Capacité à travailler en équipe, écoute