Secrétaire -Assistante du Corps préfectoral

Groupe RIFSEEP : 1

1- Agenda et événementiel
- Organiser et suivre les réunions et les déplacements du corps préfectoral
- Organiser les événements (ateliers, conférences, séminaires, événements de cohésion, repas…) à l’initiative du corps préfectoral, à la préfecture, en sous-préfecture ou à l’extérieur, en lien notamment avec l’équipe des résidences préfectorales, le service achat, immobilier et logistique et le service budget et comptabilité
- Prise en compte des contraintes personnelles du corps préfectoral
- Gérer toutes les réservations nécessaires

2- Accueil
- Assurer l’accueil physique à l’étage du corps préfectoral
- Assurer l’accueil téléphonique pour le corps préfectoral
- Contact avec les partenaires extérieurs du corps préfectoral (élus, fonctionnaires territoriaux, associations, entreprises, etc.)
- Gérer les boîtes fonctionnelles du corps préfectoral
- Fournir des informations aux interlocuteurs internes et externes

3- Gestion documentaire
- Rédiger des projets de courrier pour le corps préfectoral
- Remettre en forme les documents adressés par les services
- Gérer le courrier réservé du corps préfectoral, en lien avec l’huissier lorsqu’il est présent ou à sa place en son absence
- Gérer les mouvements de parapheurs, en lien avec l’huissier lorsqu’il est présent ou à sa place en son absence
- Préparer et éditer les invitations

Votre environnement professionnel :
• Activités du service
Le secrétariat du corps préfectoral soutient le préfet, le secrétaire général et le directeur de cabinet pour la tenue de leurs agendas, l’organisation de leurs événements et déplacements, l’accueil de leurs invités et de leurs partenaires ainsi que la gestion du courrier, des notes et autres documents qui leur sont adressés.

• Composition et effectifs du service
3 agents (1 B et 2 C).

• Liaisons hiérarchiques
En direct le directeur de cabinet, puis le préfet et le secrétaire général de la préfecture

• Liaisons fonctionnelles
Cabinet du préfet, secrétariat général de la préfecture, sous-préfectures, secrétariat général commun départemental, directions départementales interministérielles, ensemble des autres services de
l’État présents dans la Haute-Vienne, collectivités locales (Conseil départemental, communes, intercommunalités), administrations régionales et nationales

Contraintes horaires – Grande disponibilité – Discrétion absolue – Travail en trinôme

Vous exercerez vos fonctions dans un cadre privilégié, desservi par les transports en commun, et se trouvant à proximité immédiate du centre ville et de ses commerces (boutiques, bars, restaurants).
Vous pourrez bénéficier sous conditions, des actions sociales du ministère de l’Intérieur, du remboursement de votre abonnement aux transports en commun, du forfait de mobilité durable et d’une subvention pour prendre vos repas au restaurant interadministratif situé à deux pas de la préfecture. Vous bénéficierez également d’une couverture collective en complémentaire santé.

Rejoindre nos équipes, c'est aussi choisir Limoges, un territoire attractif qui conjugue dynamisme, innovation, convivialité et qualité de vie. Venez y faire rayonner vos talents et construire votre avenir professionnel Pour découvrir la ville cliquez sur ce lien https://limogeslefeucreatif.fr
Par ailleurs, nos services se sont associés à la communauté conjoint booster lancée par Limoges métropole en partenariat avec l'APEC.
Cette démarche vise à accompagner les conjoints des agents publics dans leur recherche d'emploi.
Un accompagnement pourra vous être proposé dans vos démarches personnelles (logement, scolarisation, ...) afin de faciliter votre arrivée et découverte de la ville.

Les missions sont assurées dans le respect des engagements pris dans le cadre de la démarche QUALI-ATE.

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise
Requis

Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique
A acquérir

Techniques de secrétariat
niveau pratique
Requis

Savoir-faire
Diffuser une information, une publication
niveau maîtrise
Requis

Savoir organiser une réunion
niveau maîtrise
Requis

Prioriser
niveau maîtrise
Requis

Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise
Requis

Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
niveau pratique
Requis

Faire preuve de discrétion
niveau pratique
Requis

Réactivité
niveau pratique
Requis

Sens de l’organisation
niveau pratique
Requis

Préfecture de la Haute-Vienne
1 rue de la Préfecture
87000

Codification RMFP :
- FPUSA019 – ERDIR022 - Assistante / Assistant de direction

Qui contacter pour obtenir des informations sur le poste à pourvoir ?
pref-secretariat-general@haute-vienne.gouv.fr

 Qui contacter pour obtenir des informations sur la procédure de recrutement ?
Madame Virginie PAULET, Chargée de recrutements :
05.55.44.16.20 - sgc-recrutements@haute-vienne.gouv.fr

Comment déposer votre candidature ?
Sur la plateforme de mobilité du Ministère de l’Intérieur :
https://ministereinterieur-career.talent-soft.com

Après avoir créé votre espace candidat, vous serez invité(e) à déposer votre lettre de motivation, CV et le formulaire de mobilité (pour les personnels titulaires de la fonction publique, ce formulaire doit être visé de votre hiérarchie) disponible aux adresses suivantes :

Personnels du Ministère de l'Intérieur :
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Fichiers_2025/Mobilit%C3%A9/Annexe%203%20-%20formulaire_Mobilit%C3%A9_DGAFP.pdf

Personnels externes :
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Fichiers_2025/Mobilit%C3%A9/Annexe%203%20-%20formulaire_Mobilit%C3%A9_DGAFP.pdf

Attention : tout dossier non-complet ne sera pas pris en compte.