Responsable de l'accueil et du bureau scolarité
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Vos missions en quelques mots
Le Responsable de l'accueil et du bureau scolarité placé sous la responsabilité de la direction du Conservatoire des Alpes-Maritimes, assure ses missions en relations transversales avec l'équipe administrative, pédagogique, les partenaires institutionnels et les familles.
- En charge de l’accueil :
• Accueil physique du public, il veillera à ce qu’il soit dirigé correctement au sein de l’établissement ;
• Accueil téléphonique : il fournira par téléphone aux usagers les renseignements sur les cours et disciplines proposés par
le Conservatoire ;
• Assurera la gestion de la boite générique du conservatoire : suivi, diffusion et classement ;
• Il gèrera la mise à jour des affichages à la réception ;
• Il redirigera les appels téléphoniques aux bons services ou vers les bonnes personnes ;
• Il fournira également les informations sur les évènements de l’établissement ;
• Il veillera à l’application des consignes de sécurité des personnes, des biens et des locaux.
- En charge de la gestion administrative de la scolarité :
• Il gérera les inscriptions des élèves dans le logiciel de métier : saisie, mise à jour des dossiers des élèves ;
• Il gérera les absences des élèves ;
• Il diffusera les informations importantes aux familles : absences des professeurs, reports ou modifications de cours,
changement de salles, etc… ;
• Il assistera les professeurs en cas de problèmes rencontrés sur leur lieu de cours ;
• Il réservera les salles pour les événements ou pour les cours ;
• Il aura un contrôle sur l’envoi des diffusions des manifestations des enseignants (affiches, invitations) et la réservation des salles, des besoins en matériel ;
• Il gérera les modifications d’emploi du temps dans le logiciel de métier ;
• Il élaborera les différents documents administratifs et veillera aux mises à jour.
- Autres :
• Présence lors des réunions de rentrée ;
• Présence lors des auditions et des concerts.
Profil recherché
Compétences techniques :
• Maitriser les statuts de la Fonction Publique Territoriale ;
• Maitriser les techniques de rédaction administrative ;
• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
• Utilisation du logiciel métier : I-MUSE ;
• Connaissance des procédures administratives ;
• Formation CNFPT appréciée.
Compétences relationnelles :
• Savoir travailler en équipe ;
• Avoir le sens du service public ;
• Faire preuve de discrétion et confidentialité ;
• Capacité à communiquer avec des partenaires institutionnels.
Compétences organisationnelles :
• Savoir gérer les priorités et les urgences ;
• Avoir de la rigueur et de la méthode ;
• Savoir faire preuve d’anticipation ;
• Rendre compte à la direction et alerter ;
• Savoir faire preuve de discrétion et réserve.