Chef d'équipe du pôle accueil et logistique du centre Vaugirard H/F

Héritière de l'université de Paris, l'université Paris-Panthéon-Assas est porteuse de valeurs d'excellence, de respect des personnes et d'innovation. Ces valeurs nourrissent une identité forte et la fierté d'être acteur d'un projet collectif ambitieux. Dans un environnement privilégié et des lieux hautement symboliques, l'Université fait vivre le droit en complémentarité avec l'économie, la gestion, la science politique et les sciences de l'information et de la communication.

Pionnière dans la dynamique de construction d'un pôle d'enseignement et de recherche novateur au cœur de Paris, l'Université Paris-Panthéon-Assas est aujourd'hui associée, en tant que Grand Établissement d'enseignement supérieur, à quatre écoles privées, leaders dans leur domaine de spécialité : ingénierie en informatique et technologie du numérique, management et communication interculturels, journalisme (EFREI, ISIT, CFJ, École W) et à l'INA.

Rejoindre l'université Paris-Panthéon-Assas, c'est participer à la formation, à l'orientation et à l'insertion professionnelle de plus de 23 000 étudiants, dont 4 000 étudiants internationaux. C'est contribuer au développement et au rayonnement de plus de 340 formations, de 26 centres de recherche et de ses campus en France et à l'international. L'université Paris-Panthéon-Assas emploie environ 1 000 personnels permanents et plus de 2 000 vacataires dans le cadre d'une gestion centralisée des ressources humaines.

Situé dans le 15e arrondissement, le centre Vaugirard est une ancienne propriété des Théatins (17e siècle), puis le collège de l'Immaculée Conception au 19e siècle. Il accueille chaque année 3000 étudiants en première année de licence.

Au sein du service administration et logistique des centres Ouest et sous la supervision de la directrice de la logistique adjointe, le chef d’équipe du pôle accueil et logistique du centre Vaugirard a pour missions principales :

• d’encadrer et de coordonner les interventions d’une équipe logistique de cinq appariteurs, dédiée à l’accueil et à la gestion des salles de cours et amphithéâtres, au service aux enseignants, à l’organisation matérielle des examens ;
• d’assurer la mise en place des événements (colloques, événements institutionnels) ;
• de mettre en œuvre la logistique générale liée au centre Vaugirard (affichages, aménagement, etc.) et d’accueillir les prestataires extérieurs ;
• d’assurer la sécurité des biens et des personnes.

Il assure et fluidifie le fonctionnement et la coordination des activités d’enseignement, associatives et scientifiques du centre Vaugirard.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Encadrement du pôle et de ses missions

• Planifier, encadrer et coordonner les missions de l’équipe de cinq appariteurs en horaires décalés ;
• Assurer l’interface entre sa hiérarchie et son équipe ;
• Assurer la mise en œuvre du support aux enseignements : installation ou prêt de matériel audiovisuel et informatique, diffusion des documents pédagogiques ;
• Assurer l’accès, la préparation et l’entretien des salles de cours et amphithéâtres et de leurs équipements ;
• Organiser la logistique des examens et concours se déroulant au centre Vaugirard ;
• Coordonner la logistique des événements ayant lieu au centre Vaugirard, en relation étroite avec la directrice adjointe en charge des centres Ouest : repérages, propositions d’implantation, suivi et mise en œuvre (colloques, événements institutionnels, activités associatives) ;
• Assurer l’interface avec les services intervenant sur les équipements des espaces dédiés à l’enseignement (mobilier, équipement technique, matériels informatiques et audiovisuels), en déterminant les priorités ;
• Recevoir les entreprises extérieures amenées à intervenir dans le centre et faire le compte-rendu de leurs interventions ;
• Renseigner et veiller à la bonne orientation des usagers à la banque d’accueil et au téléphone ; accompagner les personnes en mobilité réduite ;
• Organiser la réception et la distribution du courrier, la réception des colis, la gestion des badges et des clés ;
• En cas de nécessité de service, assurer le remplacement d’un des appariteurs.

Logistique générale

• Organiser et réaliser les affichages administratifs et dispositifs signalétique ;
• Gérer les stocks de copies et de matériels ;
• Assurer la gestion des problèmes logistiques courants ;
• Appliquer les consignes d’installation et de réaménagement des espaces, réaliser de la petite manutention.

Sécurité des biens et des personnes

• Veiller à l’ouverture du centre Vaugirard et à sa mise en sécurité lors de la fermeture ;
• Faire respecter le règlement intérieur ; Veiller au respect de la réglementation sur la voie pompiers ;
• Respecter et faire respecter la réglementation en hygiène et sécurité du travail ainsi que les protocoles Vigipirate ;
• Participer à l’évacuation du bâtiment ;
• Participer, le cas échéant, au contrôle des accès du centre et à la prévention des conflits.

CONDITIONS PARTICULIÈRES DU POSTE

Contraintes horaires : large amplitude horaire du centre (7h30 à 22h), en équipe du matin ou du soir, du lundi au vendredi. Possible changement d’équipe en fonction des nécessités du service.

COMPÉTENCES

Connaissances, savoir

• Connaissance de l’environnement professionnel
• Connaissances élémentaires sur la sécurité des biens et des personnes et volonté d’appliquer les règles (participation aux formations)
• Connaissances informatiques
• Bonne maîtrise de l’expression orale

Savoir-faire

• Coordonner des équipes avec des horaires décalés
• Accueillir les populations concernées
• Appliquer des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Savoir utiliser les équipements de sécurité
• Prévenir et gérer les conflits ou les situations sensibles
• Savoir informer la responsable du centre des problèmes rencontrés

Savoir-être

• Ponctualité, capacité à respecter les emplois du temps
• Rigueur, fiabilité, maîtrise de soi
• Capacité d’adaptation, réactivité
• Sens relationnel

CANDIDATURE

Envoyez un CV et une lettre de motivation par courriel à la direction des ressources humaines drh-recrutement-biatss@assas-universite.fr