Gestionnaire du secrétariat et de la numérisation à la Section du Sceau

La section du Sceau est située au sein de la sous-direction du droit civil et rattachée, au plan organisationnel, au bureau du droit des personnes et de la famille (C1). Concernant ses activités, elle est placée sous l’autorité du chef de section du Sceau. Elle est chargée d’instruire les requêtes de changements de noms ainsi que les autorisations de mariages posthumes et les dispenses de mariages en cas de parenté ou d’alliance. Elle procède également à l’investiture de titres nobiliaires.

Composition et effectifs du service

La section est composée de 9 personnes : un directeur des services de greffe judiciaires, chef de section, deux adjointes, secrétaire administrative et attachée d’administration, deux secrétaires administratifs et une greffière chargée de l’instruction des dossiers et trois adjoints administratifs, chargés de la tenue du secrétariat et de l’accueil téléphonique du service.

Votre hiérarchie

Vincent CHABIN, chef de la Section du Sceau

Vos interlocuteurs métiers

Raphaëlle WACH, adjointe à la sous-directrice du droit civil

 A partir du 1er janvier 2027, dans le cadre du choc numérique au ministère de la Justice, la section du Sceau traitera l’ensemble de ses dossiers via un nouvel applicatif numérique. Le titulaire du poste sera donc principalement chargé de la numérisation des dossiers papiers reçus par courrier des usagers, ainsi que du contrôle des pièces des dossiers nativement numériques.

Le titulaire du poste sera également appelé à exercer les autres missions du secrétariat de la section du Sceau :

-          il assurera le traitement du courrier reçu au service du Sceau,

-          il préparera les projets de décret de changement de nom, procèdera aux corrections sur les épreuves et suivra leur publication via le logiciel Solon,

-          il préparera la notification des décisions avant archivage des dossiers clôturés,

-          il assurera, en alternance avec les autres secrétaires, l’accueil téléphonique et le suivi de la boite courriel structurelle,

-          il s’occupera de la préparation des parapheurs et utilisera le logiciel Messager,

-          il assurera le suivi de tableaux de bord statistiques,

-          Il contribuera à la gestion de l’archivage du service.

Connaissances

Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook) et des applications Messager et Solon
 
Savoir-faire

Grande rigueur, esprit d’analyse et de synthèse 
Aisance avec l’outil informatique
Grand sens de l’organisation 

Savoir-être

Polyvalence et capacité d’adaptation
Méthode et organisation, grande capacité de travail
Parfaite discrétion et esprit d’équipe

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :   Une expérience dans la numérisation de dossiers constituerait un atout.

Groupe IFSE 2