Assistant-e de service
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Vos missions en quelques mots
Mission confiée
L’assistant-e de service apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Il/elle contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Il/elle facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs.
Principales activités :
Organiser lesdéplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,).
Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données.
Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.
Organisation et gestion administrative au sein de d'autres services :
Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, …
Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures).
Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation.
Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,).
Coopérer sur des activités spécifiques avec un(e) assistant(e) de direction et/ou un(e) autre assistant(e) des services.
Profil recherché
Compétences :
Savoir-faire
- Appliquer les procédures administratives
- Planifier organiser et assurer le suivi des dossiers et des projets
- Mettre en œuvre les techniques de reporting
- Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord
- Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
Savoir-être
- Être disponible et à l’écoute
- Être ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement, …)
- Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités)
- Travailler en équipe
- Être rigoureux(se)
- Respecter la confidentialité
- Faire preuve de créativité et être force de proposition
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Localisation
- Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
- Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
- Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
- Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
Éléments de candidature
Documents à transmettre
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Assistant/Assistante ingénieur(e) en réalisation mécanique
Il y a 19 heures
Palaiseau, Île-de-France ECOLE POLYTECHNIQUE Temps pleinLe Laboratoire de Physique des Plasmas (LPP) est une UMR (tutelles : CNRS/École Polytechnique/Sorbonne Université/Université Paris-Saclay/Observatoire de Paris), composée d'environ 115 personnes (33 chercheurs et enseignants-chercheurs, 24 ingénieurs et techniciens, environ 40 doctorants et 15 postdoctorants et CDD). Le LPP est constitué de 3 équipes...
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Ingénieur(e) de plateforme scientifique H/F
Il y a 1 jour
Palaiseau, Île-de-France Choisir le Service Public Temps pleinInformations générales Organisme de rattachement Groupe des écoles nationales d'économie et statistique (GENES) Référence MEF_2026-33335 ...
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Responsable du service client
Il y a 3 jours
Palaiseau, Île-de-France VIDAL ASSOCIATES Consulting & Search Temps plein 50 000 € - 70 000 € ContratVIDAL ASSOCIATES Consulting & Search, référence dans le recrutement de cadres spécialistes et de dirigeants en France et à l'international, recrute pour son client un Responsable du Service Client - H/F en CDI basé au Sud de Paris. Notre client est une PME familiale qui conçoit et distribue des produits à destination des commerces et entreprises, en...
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Assistant Planification Événementielle
Il y a 24 heures
Palaiseau, Île-de-France ABALONE Temps pleinEntreprise :On a un Job pour vous ! Abalone c'est votre partenaire Intérim, CDD, CDI, CDI Intérimaire, Formation et Alternance. Avec 22 000 recrutements par an et une centaine d'agences d'emploi en Europe, on vous accompagne au quotidien dans votre vie professionnelle. Echanger, découvrir, rencontrer...vous rencontrer ; c'est ce qui nous passionne et ça...
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Chef(fe) du service de la formation professionnelle
Il y a 3 jours
Palaiseau, Île-de-France AgroParisTech Temps plein 70 000 € - 100 000 € ContratIngénieur, technicien, administratif - ITAChef(fe) du service de la formation professionnellePrésentation de l’environnement professionnelAgroParisTech est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l’agriculture. Ses domaines de compétence s’adressent aux plans national et...
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Assistant de direction
Il y a 19 heures
Palaiseau, Île-de-France Aadprox Temps pleinEntreprise :L'entreprise : le Réseau Aadprox Le réseau compte parmi ses membres fondateurs un ensemble de professionnels venus du monde de l'entreprise : experts-comptables, avocats, informaticiens, mais aussi commerciaux et spécialistes de la communication. Le réseau vise à accompagner des entrepreneurs indépendants dans leur activité de soutien aux...
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Chef(fe) du Service Formation Pro — Pilotage
Il y a 3 jours
Palaiseau, Île-de-France AgroParisTech Temps plein 70 000 € - 100 000 € ContratAgroParisTech recherche un(e) Chef(fe) du service de la formation professionnelle pour coordonner la politique de formation. Vous piloterez un service multi-sites et contribuerez à la réflexion stratégique de la formation professionnelle.Placé(e) sous l’autorité de la directrice de la formation, vous élaborerez les orientations, planifierez les...
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Commercial(e) OEM H/F
Il y a 1 jour
Palaiseau, Île-de-France HORIBA Temps plein 60 000 € - 100 000 € ContratNotre raison d’être ? Ensemble, accélérer l'innovation par la connaissance. Notre mission ? Fournir à la Science et l'Industrie des solutions de mesure à forte valeur. HORIBA France est un des principaux fabricants d'instrumentation scientifique et de composants de spectroscopie optique. Leader dans de nombreux domaines, tels que les réseaux de...
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Commercial(e) OEM H/F
Il y a 3 jours
Palaiseau, Île-de-France HORIBA LAQUA EMEA Temps plein 70 000 € - 100 000 € ContratNotre raison d’être ? Ensemble, accélérer l'innovation par la connaissance. Notre mission ? Fournir à la Science et l'Industrie des solutions de mesure à forte valeur. HORIBA France est un des principaux fabricants d'instrumentation scientifique et de composants de spectroscopie optique. Leader dans de nombreux domaines, tels que les réseaux de...
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Chef de service éducatif petite enfance
Il y a 3 jours
Palaiseau, Île-de-France Droit d'Enfance Temps plein 42 000 € - 54 000 € ContratDROIT D’ENFANCE – FONDATION MEQUIGNON Fondée en 1859 – reconnue d’utilité publique en 1866 —— Champ d’intervention protection de l’enfance (Départements 75, 78, 91, 92 et 93) 400 collaborateurs Recrute 1 CHEF DE SERVICE ÉDUCATIF PETITE-ENFANCE (H/F) / CDI temps plein / Contrat cadre Pour la crèche du Centre Parental « Villa Jeanne »...