Gestionnaire chargé des déplacements professionnels F/H

Qui sommes-nous ?

Grande école d’ingénieurs, Arts et Métiers    forme depuis plus de deux siècles des experts en ingénierie et technologie. Établissement public sous tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, nous sommes implantés sur huit campus et trois instituts à travers la France. Notre mission : transmettre des savoirs et innover au service de l’industrie du futur, grâce à la formation, la recherche et la valorisation.

Environnement du poste

Le poste est localisé sur le campus d’Angers de l’ENSAM. Le/la gestionnaire sera affecté(e) au service Missions, service à compétence nationale, sous la Direction Générale de l’établissement au sein de la Direction Financière, Juridique et des Achats.

Missions et activités

Le/la gestionnaire chargé(e) des déplacements aura pour mission principale de gérer le processus des réservations de voyages professionnels et le remboursement des frais avancés par les agents, dans le respect de la politique voyage de l’établissement.

 A ce titre, il ou elle aura pour activités principales :

- Réceptionner et traiter les demandes de voyages pour l’ensemble des usagers du grand établissement

- Réceptionner et traiter les notes de frais

- Accompagner les usagers à la constitution de la demande de voyages

- Réaliser les réservations auprès des prestataires, après comparaison des offres

- Veiller au respect des délais dans le traitement des demandes

- Collecter et contrôler les pièces justificatives, contrôler la facturation

- Assurer une veille sur les dossiers et réaliser les relances auprès des usagers

- Assurer la circulation de l’information auprès des usagers et des services de la structure

- Interagir avec les usagers et les fournisseurs

- Alimenter et actualiser les tableaux de suivis

- Administrer les bases de données des logiciels métiers

- Contrôler le respect de la politique voyage de l’établissement

- Participer à la mise en oeuvre de la politique voyage de l’établissement

Profil souhaité / Compétences requises

Expériences requises :

-      Poste ouvert à des candidats issus du secteur public et privé –

-      Expérience dans le domaine des déplacements professionnels et/ou le secteur public souhaité

Niveau d’études : Bac +2

Langues : Anglais niveau B2

Savoirs :

- Connaissance en organisation de voyages

- Connaissance des fondamentaux de l’achat public et des règles en gestion financière et comptable publique, appréciée

- Connaissance des procédures relatives aux frais de déplacement des agents de l’Etat, appréciée

Savoir-faire opérationnel :

- Maitrise des outils de bureautique et la navigation WEB

- Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

- Savoir organiser, mettre à jour et classer les documents de référence

- Compétence en expression écrite et orale

Savoir être :

- Aptitude pour le travail en équipe et en réseau

- Sens de l’organisation, méthode, rigueur

- Sens du contact et souci du service aux usagers

- Sens de la confidentialité

- Capacité à travailler en autonomie

- Faculté d’adaptation

Informations complémentaires

Déplacements : quelques déplacements occasionnels sont à prévoir : - de 4 /an.

Vos données personnelles

Arts et Métiers traite vos données personnelles en conformité avec le RGPD et la loi informatique et libertés.

Ce traitement s’effectue aux fins de gestion de votre candidature et d’évaluation de vos compétences au regard du poste/du stage pour lequel vous candidatez.

Pour tout exercice de droits sur vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données d’Arts et Métiers à l’adresse dpo@ensam.eu

Pour connaitre de manière exhaustive les données collectées par l’ENSAM et les modalités de traitement de vos données, vous pouvez consulter la politique de protection des données personnelles Arts et Métiers y afférente ici.

Avantages liés au poste

Arts et Métiers s’engage pleinement pour lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.
Les recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge, ou de genre. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Rejoindre Arts et Métiers, c’est également bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
§ Temps de travail : Télétravail possible jusqu'à 3 jours par semaine, selon les nécessités et l'organisation du service et selon votre rythme de travail, jusqu’à 52 jours de congés par an.
§ Transports : participation de l’établissement aux frais de transports en commun à hauteur de 75 % (plafonnée à 104,04 €/mois) et forfait mobilité durable (FMD) jusqu’à 300 euros par an.

§ Santé : contrat collectif avec participation de l’employeur (https://www.mgen.fr/psc-agents-en-esr-js/)

§ Ressources Humaines : des formations professionnelles et un accompagnement RH de proximité.

§ Vie des personnels : des offres de restauration collective, de loisirs, de sport et de culture ; des associations pour être acteur de la vie de votre campus.