Assistant administratif mi-temps

Environnement professionnel Le projet TAP – Transitions Architecture et Paysage s’inscrit dans le programme France 2030 – Compétences et Métiers d’Avenir, financé par l’Agence Nationale de la Recherche.
L’établissement est chef de file national d’un consortium réunissant plus de 20 partenaires académiques et institutionnels. À ce titre, il assure :
• la coordination scientifique et opérationnelle,
• le pilotage administratif et financier,
• le reporting national auprès de l’ANR,
• l’animation du consortium.
Le poste vise à garantir la mise en œuvre opérationnelle et la sécurisation du projet.

3. Finalité du poste
Assurer le pilotage stratégique, opérationnel, administratif et partenarial du projet TAP afin de garantir :
• l’atteinte des objectifs du programme,
• la conformité aux exigences ANR et France 2030,
• la coordination efficace du consortium national.

Environnement professionnel Le projet TAP – Transitions Architecture et Paysage s’inscrit dans le programme France 2030 – Compétences et Métiers d’Avenir, financé par l’Agence Nationale de la Recherche.
L’établissement est chef de file national d’un consortium réunissant plus de 20 partenaires académiques et institutionnels. À ce titre, il assure :
• la coordination scientifique et opérationnelle,
• le pilotage administratif et financier,
• le reporting national auprès de l’ANR,
• l’animation du consortium.
Le poste vise à garantir la mise en œuvre opérationnelle et la sécurisation du projet.

3. Finalité du poste
Assurer le pilotage stratégique, opérationnel, administratif et partenarial du projet TAP afin de garantir :
• l’atteinte des objectifs du programme,
• la conformité aux exigences ANR et France 2030,
• la coordination efficace du consortium national.

Finalité du poste
Au sein d’une d’une équipe de 5 personnes (1 responsable, 1 assistant, 3 ingénieurs pédagogiques) l’assistant administratif assure le support administratif, organisationnel du service et assiste le pilote de projet TAP dans la gestion quotidienne administrative et financière et contribue
à faciliter la coordination des partenaires.

Missions principales
A. La gestion administrative du projet implique le suivi administratif des conventions et documents partenaires ainsi que la mise à jour des tableaux de suivi, le classement et l’archivage réglementaire. La gestion des agendas.
B. l’appui au suivi financier implique la collecte et l’instruction des pièces justificatives. La gestion des déplacements des membres de l’équipe. Le suivi budgétaire et le suivi des échéances administratives.
C. L’organisation logistique des réunions nationales implique la préparation des ordres du jour, la préparation et l’envoi des convocations, la rédaction et la diffusion des comptes rendus.
D. L’Appui au reporting implique la mise en forme des rapports, la consolidation des contributions partenaires, le suivi des indicateurs.
E. La communication administrative implique l’interface avec les partenaires, le suivi des listes de diffusion, l’appui aux actions de communication interne.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
• Déplacements nationaux réguliers.
• Forte interaction interservices.
• Pics d’activité liés aux échéances ANR.

Compétences requises
Disposant d’une formation administrative et/ou en gestion ou disposant d’une expérience réussie dans l’enseignement supérieur autour de projets financés. Le (la) candidat(e) disposera des connaissances compétences et qualités suivantes :
Connaissances : techniques de rédaction administratives, de gestion des dépenses publiques et des procédures de gestion administratives.
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques. (suite libre office, suite Microsoft, outils collaboratifs)
Savoir-faire : Comprendre et appliquer des réglementations et procédures de gestion Organiser et prioriser les tâches et missions. Travailler en réseau. Rédiger des courriers et comptes rendus administratif. Savoir prendre des notes. Compléter des tableaux et indicateurs. Suivre des dépenses Vérifier et transmettre des informations
Savoir-être : Rigueur et organisation. Sens de l’analyse et esprit de synthèse Travail en équipe et en réseau. Réactivité, respect des délais, Discrétion professionnelle.

"CONTACT(S) POUR LE POSTE coordonnées et fonctions :
1. Raphael Labrunye, Directeur

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés .

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement."