Assistant de direction et chargé de coordination

Répartie sur 7 sites (dont 3 hors région Ile-de-France), la Bibliothèque nationale de France est dotée d’un budget de 250 millions d’euros et emploie 2100 agents. Ses collections patrimoniales comptent 40 millions de documents de toute nature et sont communiquées aux publics dans 35 salles de lecture. Elle gère 5 salles d’expositions, 2 auditoriums, un musée et accueille chaque année plus d’un million de lecteurs et de visiteurs sur ses différents sites. Sa bibliothèque numérique, Gallica, est riche de 11,5 millions de documents et a reçu 22 millions de visites en 2025. Au total, les sites en ligne de la BnF ont reçu 48 millions de visites en 2025.

La Bibliothèque nationale de France est organisée, sous l’autorité du président et du directeur général, en neuf directions : direction des collections, direction des services et des réseaux, direction de
l’administration et du personnel, direction du développement culturel et du musée, direction des publics, direction de la communication, direction des relations européennes et internationales, direction de la stratégie et de la recherche, direction du mécénat.

La direction des relations européennes et internationales (DREI) est placée auprès de la présidence et de la direction générale. Elle est composée de 10 personnes, dirigée par le directeur aux relations européennes et internationales. La DREI exerce des missions d'expertise, d'appui et de conseil auprès du président et du directeur général. En relation étroite avec les autres directions, départements et services, la DREI élabore et coordonne la politique internationale de la BnF. Elle assure, en lien avec la présidence, la direction générale et les directions de la BnF la représentation de l’institution au plan international. Elle collecte auprès des directions les données relatives à leurs activités internationales, assure la synthèse et la diffusion de ces informations à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution. La DREI assure notamment la liaison avec la sous-direction des affaires européennes et internationales du ministère de la Culture, et la délégation à la langue française et aux langues de France, le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, l'UNESCO, l'Union Européenne et l'Organisation internationale de la Francophonie. En liaison avec les Directions, la DREI veille à diversifier les partenariats scientifiques et institutionnels, à développer les relations avec les bibliothèques étrangères en favorisant l'échange, le partage des ressources documentaires et la mise en commun des moyens. Elle coordonne les actions de la BnF auprès des organisations.

Au sein d’une équipe de 11 personnes et sous l'autorité directe du directeur aux relations européennes et internationales, le titulaire du poste est chargé d’assurer le secrétariat du directeur, ainsi que de la gestion administrative et budgétaire de la direction.

1) Secrétariat de direction
- gestion des appels téléphoniques, du courrier et de l'agenda ;
- préparation des réunions et accueil des rendez-vous extérieurs, ainsi que des délégations étrangères ;
- mise à jour des tableaux, bases de données et collecte des éléments auprès de l’équipe ;
- organisation des déplacements (réservations, dossiers, remboursements).

2) Gestion budgétaire
- préparation et suivi du budget en coordination avec la directrice adjointe ;
- engagements des dépenses en coordination avec la directrice adjointe.

3) Gestion RH et bureautique
A ce titre, il ou elle assure le suivi de premier niveau en lien avec les correspondants RH en coordination avec le directeur et la directrice adjointe :
- suivi des recrutements ;
- suivi des situations individuelles ;
- accompagnement de l’équipe sur les questions de formation ;
- gestion des locaux, du matériel et des fournitures.

4) Gestion évènementielle
A ce titre il ou elle assure un accompagnement du directeur et des chargés de mission pour la préparation des évènements et des manifestations organisées par la DREI ou auxquels celle-ci est associée afin de contribuer à leur bon déroulement.

3) Documentation et veille
- gestion de la documentation professionnelle ;
- organisation du classement papier et électronique.

Disponibilité

· Niveau d'études demandé : Bac + 2

·Savoirs
- Expérience confirmée de secrétariat de direction
- Connaissance de gestion du budget d’un service
- Connaissance de gestion des ressources humaines d’un service
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la BnF
- Anglais niveau B2 minimum

· Savoir-faire
- Utiliser les outils bureautiques standards (Word, Excel, Power point, bases de données)
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Evaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences
- Savoir rédiger et faire preuve de capacités de synthèse

· Savoir être
- Sens confirmé de l'organisation et réactivité
- Sens de la diplomatie et discrétion
- Qualités relationnelles