SPP / Secrétariat particulier et chargé(e) de gestion comptable

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Assistant du sous-préfet :

Assurer le secrétariat de la sous-préfète et du secrétaire général ainsi que l’accueil téléphonique et physique de leurs interlocuteurs ;

Gérer l’agenda de la sous-préfète : validation des demandes de rendez-vous et gestion des réponses aux interlocuteurs, prise de contact avec les différents interlocuteurs, organisation des réunions à l’initiative de la sous-préfète ;

Coordonner la préparation des dossiers en lien avec les cadres de la sous-préfecture et les autres services de l’État, et le cas échéant, participer à leur élaboration (recherches internet) ;

Traiter le courrier de la sous-préfète et assurer la mise en forme des dossiers et des lettres.

Gestion budgétaire et comptable :

Contribuer à la préparation du budget de la sous-préfecture, assurer le suivi de ce budget, en lien avec le secrétaire général, ainsi que ceux de la résidence et des frais de représentation de la sous-préfète ;

Effectuer l’engagement des commandes de fournitures en liaison avec la plate-forme régionale CHORUS, réceptionner les colis ;

Assurer le suivi des crédits de paiement.

Logistique :

Assurer quotidiennement le traitement du courrier (tri, expédition) ;

Établir et assurer le suivi des ordres de mission des agents de la sous-préfecture ;

Suppléance : prendre en charge les aspects logistiques en l’absence de l’agent technique (accueil des entreprises).

Votre environnement professionnel :

Activités du service

La sous-préfète est le représentante de l’État dans l’arrondissement.

La sous-préfecture travaille en lien étroit avec les services de l’État dans le département, en premier lieu les services préfectoraux à Besançon, mais aussi les directions départementales interministérielles.

Au niveau de l’arrondissement, la sous-préfecture entretient des relations régulières avec de nombreux interlocuteurs, élus, administrations des collectivités, forces de sécurité, entreprises, association. L’assistant du sous-préfet se situe au cœur de ces nombreuses interactions ; il assure le rôle essentiel de coordination et d’organisation de l’emploi du temps de la sous-préfète.

Composition et effectifs du service

La sous-préfecture de Pontarlier est constituée de deux bureaux : le bureau des collectivités locales, et le bureau de la réglementation et de la cohésion sociale, qui contribuent à décliner les politiques publiques ;

la sous-préfecture compte 13 agents, dont 2 A et un agent technique.

Liaisons hiérarchiques

La sous-préfète et le secrétaire général

Liaisons fonctionnelles

Préfecture, collectivités territoriales, services de l’État, acteurs de la vie publique et économique

Disponibilité, grande capacité d’adaptation, polyvalence, discrétion

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel /niveau pratique /requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables/niveau pratique / requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique/niveau maîtrise/requis

Savoir-faire

Avoir l'esprit de synthèse/niveau pratique/requis

Savoir s'organiser/niveau maîtrise/requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines/niveau initié/requis

savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis

savoir faire preuve de rigueur et de méthode /niveau pratique /requis

Vos perspectives :

Les compétences acquises et mises en œuvre permettent d’évoluer vers ‘autres domaines fonctionnels et d’accéder à l’examen de SA.

Qui contacter :

Le Secrétaire Général de la Sous-Préfecture – hervé.debruycker@doubs.gouv.fr – 03 81 39 81 60

La Sous-Préfète – judith.husson@doubs.gouv.fr - 03 81 39 81 52

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Code fiche de l’emploi type 1: ADM005A (0.8)

assistante de direction

Code fiche de l’emploi type 1 2 : GBF002A (0.2)

gestionnaire de ressource budgétaire

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique et aux agents contractuels selon le 2° de l'article L332-2 du code général de la fonction publique