Assistant.e de contrôle au secrétariat d'Inspection du Travail
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Vos missions en quelques mots
L'unité de contrôle du 15ème arrondissement du département de Paris englobe tout l'arrondissement.
Les secteurs d'activités les plus représentés sont les services, l’information-communication, le médical et médico-social ou médico-éducatif, la banque et les assurances.
L'unité de contrôle comprend des lieux emblématiques tels que le Parc des Expositions, la Tour Montparnasse, le centre commercial Beaugrenelle.
Activités principales :
• Accueil (physique et téléphonique), information et orientation des usagers se présentant sur le site;
• Saisie dans les systèmes d'information du système d'Inspection du Travail ;
• Gestion administrative du courrier, de la messagerie électronique et des dossiers, suivi des instances et des échéanciers ;
• Classement et archivage des documents papiers ainsi que l’archivage électronique ;
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits et procédures, relecture attentive des courriers-décisions rédigés par les Inspectrices et inspecteurs du Travail ;
• Gestion des agendas des agents de contrôle ; prise des RDV, et organisation des réunions du service ;
• Organisation et appui matériel à l’activité des agents de l’UC ;
• Prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels de l’unité de contrôle d’un site détaché, gestion des fournitures en lien avec le service logistique de l'unité départementale.
Activités liées à l’appui au contrôle :
• Rédaction de courriers, préparation de réponses écrites aux usagers
• Rédaction de documents d'analyse, de synthèse, de relevés de conclusion et de comptes rendus
• Premier niveau de recherche documentaire
• Alimentation et exploitation des systèmes d’information dédiés et réseaux communs
• Élaboration et mise à jour d’outils de suivi
• Contrôle de complétude des dossiers de demandes transmis aux agents de contrôle par les usagers
• Contrôle de conformité administrative de certaines obligations des entreprises
• Préparation de réponses écrites aux usagers et préparation d'intervention d'un agent de contrôle
• Pré analyse d'une demande de licenciement de salarié protégé proposée à l'inspecteur/ inspectrice
• Fonctionnement de l'UC : compte rendu et relevé de conclusions de réunions internes.
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
- Techniques de secrétariat M
- Bureautique et outils collaboratifs M
- Connaître les techniques de recherche et les ressource M
- Connaitre les procédures et les méthodes relatives au contrôle pour apporter un appui efficace:M
- Connaitre les méthodes et procédures d’archivage des documents M
- Environnement administratif, institutionnel M
Savoir-être : Indiquez au moyen de * en fonction des attentes
- Faire preuve de rigueur*; Savoir s’organiser*; Capacité d'adaptation*
- Faire preuve de discrétion professionnelle*; Sens du service public; Travailler en équipe
- Accueillir du public*
- Diffuser une information *
- Sens des relations humaines
- Archiver***
- Organiser une activité, une réunion, un événement
Savoir-faire :
- Sens de l'organisation et des priorités E
- Travailler en équipe M
- Savoir apporter une assistance administrative E
- Utiliser les applications informatiques spécifiques et les outils bureautiques E
- Rédiger des documents internes ou administratifs, mettre en forme M
Localisation
- Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
- Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
- Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
- Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- maximilien.tran-van-ti@drieets.gouv.fr
- melinda.marone@drieets.gouv.fr