REFERENT ADMINISTRATIF ASE
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Vos missions en quelques mots
LE DEPARTEMENT DE LA DORDOGNE RECRUTE PAR VOIE DE MUTATION, DETACHEMENT OU INSCRIPTION SUR LISTE D’APTITUDE UN REFERENT ADMINISTRATIF ASE (H/F) AU SERVICE PLACEMENT FAMILIAL - SECTEUR 1 - VALLEE DE L'ISLE AU POLE AIDE SOCIALE A L'ENFANCE.
Missions : Placé sous l’autorité hiérarchique du responsable du service,
l’agent apporte son soutien administratif pour la gestion, le traitement et
le suivi des informations préoccupantes.
Activités Principales :
* assurer les tâches de secrétariat courantes :
o enregistrer, trier et dispatcher le courrier,
o assurer la frappe et la mise en forme de documents (courriers,
notes, rapports, comptes rendus de réunions, décisions…),
o faire le suivi administratif des dossiers,
o faire le classement et l’archivage,
o préparer des réunions, notamment les réunions mensuelles
territorialisées,
*assurer l’accueil physique et téléphonique du public, des partenaires
et des professionnels :
o apporter une première réponse, orienter en fonction des
situations
o filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur
importance et des priorités,
o planifier et organiser les rendez-vous, réunions,
*tenir et suivre les échéanciers des IP,
* tenir et suivre les échéanciers des AO,
* prendre des recueils de données,
* renseigner IODAS Web,
* suivre l’arborescence informatique et construire des outils de suivi
Profil recherché
OFFRE UNIQUEMENT OUVERTE AUX FONCTIONNAIRES OU TITULAIRES DU CONCOURS DE REDACTEUR.
Compétences :
* capacité de prioriser et gérer les pics d’activité,
* connaître les techniques d’accueil: (notamment les publics difficiles),
*connaître et maîtriser les outils informatiques (excel, word, iodas) et bureautiques,
* connaître les termes juridiques et administratifs relatifs aux missions du service,
* connaître les procédures internes, l’organisation du Conseil
Départemental,
* connaître les institutions partenaires et les instances juridiques,
*maîtriser la langue française (orthographe et grammaire),
* savoir rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants,
* adapter son langage, ses messages, au type de public ou
d’interlocuteur, s’exprimer au nom du service,
* connaître les directions et les services en rapport avec le poste et les principaux interlocuteurs,
Qualités requises
* organisé, méthodique,
* disponibilité, réactivité,
* rigueur,
* savoir être à l’écoute,
* esprit d’initiative et d’anticipation,
* esprit d’analyse et de synthèse ,
* savoir travailler en équipe,
* discrétion,
* sens du service public,
* savoir prioriser les tâches,
* savoir prendre du recul et de la distance par rapport aux missions
confiées,
* s’avoir s’adapter à la demande et aux urgences,
* capacité d’écoute et d’analyse,