Secrétaire assistant

Au sein de la Direction régionale des affaires culturelles d’Ile-de-France, l’Unité Départementale de l’Architecture et du Patrimoine des Yvelines (UDAP 78) a pour mission la surveillance du patrimoine protégé, le suivi des espaces protégés et le conseil et la promotion d'une architecture et d'un urbanisme de qualité. Elle est composée de 14 agents dont 4 Architectes des Bâtiments de France (ABF) et a pour mission essentielle l'instruction des dossiers de demandes de travaux au titre des codes de l'urbanisme, du patrimoine et de l'environnement.

Elle est également chargée du suivi de l'élaboration des documents d'urbanisme, des sites classés et inscrits.

Elle procède à un travail de veille sanitaire sur les monuments historiques.

Enfin, elle assure une mission générale de conseils au titre de la qualité architecturale, urbaine et paysagère auprès des pétitionnaires, des collectivités territoriales ou d'autres services de l'État.

Sous l’autorité de l’Architecte des bâtiments de France en charge du secteur nord-ouest de Yvelines, le-la secrétaire contribue au bon déroulement des activités du service en assurant le premier niveau de communication avec les interlocuteurs et la gestion administrative courante

Environnement professionnel :

Relation hiérarchique : le titulaire est placé sous l’autorité hiérarchique directe de l’Architecte des bâtiments de France en charge du secteur nord-ouest des Yvelines

Relation fonctionnelle : le-la secrétaire assistant(e) (F/H) est en contact direct avec les élus, les professionnels et les usagers

Activités principales :
• Assurer le suivi administratif des dossiers du secteur en relation avec les agents du service, l’instructeur/trice du secteur, les collectivités et institutions publiques ou privées;
• Assurer la gestion de l’agenda (organisation de réunions avec plusieurs interlocuteurs) ;
• Préparer les rendez-vous et les déplacements extérieurs (documents, dossiers, liste de présence, plans de déplacement) ;
• Assurer l’accueil téléphonique et physique, l’information et l’orientation des différents interlocuteurs ;
• Travailler en transversalité avec le pôle secrétariat dans un souci de bonne organisation du service ;
• Enregistrer les dossiers d'urbanisme sur l’application dédiée Patronum et en assurer le suivi administratif;
• Assurer la gestion et le suivi des courriers, courriels et avant-projets ;
• Assurer le guichet unique des monuments historiques classés pour le service (réception, enregistrement, transmission des dossiers) ;
• Saisir différents courriers et documents concernant la commission des sites (CDNPS) ;
• Classer, archiver et numériser les données du secteur.

Compétences principales mises en œuvre :
• Sens de l'organisation et rigueur
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Office : traitement de texte, tableur) ;
• Techniques de communication écrites et orales ;
• Gérer les relations avec différents partenaires ;
• Travailler en équipe ;
• Réactivité et polyvalence ;
• Expérience souhaitée sur des fonctions équivalentes.

Qui contacter ?
Bénédicte Lorenzetto, cheffe de l'UDAP 78, benedicte.lorenzetto@culture.gouv.fr
Astrid de Largentaye, adjointe à la cheffe de l’UDAP, astrid.delargentaye@culture.gouv.fr

Candidatures
Les candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae) sont à adresser à Monsieur le directeur régional des affaires culturelles d'Île-de-France par courriel à recrutement.drac-idf@culture.gouv.fr

Candidatures :
Les candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae) sont à adresser à Monsieur le directeur régional des affaires culturelles d'Île-de-France par courriel à recrutement.drac-idf@culture.gouv.fr
Une copie de la candidature doit être obligatoirement adressée par le candidat au service des ressources humaines – bureau des agents de catégorie B et C , 182 rue Saint-Honoré, 75 033, PARIS cedex 01.
Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d’évaluation contribueront à l’appréciation de la capacité à occuper l’emploi.»
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d’écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d