Assistant(e) Administratif(ve)

Il y a 3 jours

Clichy, Hauts-de-Seine, France Work & Share Temps plein 28 000 € - 31 000 € Contrat

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Rattaché(e) directement à la Responsable Administrative, vous serez le point d’entrée des sujets de facturation, de recouvrement et de dépenses du réseau, sur l’ensemble de nos sociétés.

Facturation et contrôle clients

Contrôle des facturations et des contrats clients
Émission des factures spécifiques : facturation trimestrielle, refacturations de travaux, honoraires de gestion, avoirs
Suivi des dépôts de garantie (encaissement à l’entrée, restitution à la sortie)

Recouvrement

Rapprochement des encaissements et identification des flux de paiement
Relances clients (mail, téléphone) et suivi des échecs de prélèvement
Mise à jour hebdomadaire du tableau de suivi des impayés
Préparation des mises en demeure et des dossiers transmis au commissaire de justice, en lien avec la Responsable Administrative

Gestion de Spendesk et des fournisseurs

Vérification et imputation des factures fournisseurs
Suivi des demandes de dépenses des équipes et des schémas de validation
Préparation des paiements fournisseurs hebdomadaires
Paramétrage des nouveaux sites et commandes de cartes

Relation clients et fournisseurs via la boîte mail comptabilité

Gestion de la boîte compta@ : questions comptables des clients et relances fournisseurs, en appui des équipes des sites

Support administratif et comptable

Centralisation et transmission des pièces de clôture mensuelle à notre cabinet d’expertise comptable
Suivi des demandes de l’expert-comptable via Pennylane
Gestion administrative courante : contrats et abonnements (téléphonie, énergie…), accès aux outils lors des arrivées, classement des documents
Traitement des demandes ponctuelles des équipes opérationnelles et commerciales

Preferred experience

Formation : Bac+2 minimum

Expérience : Une expérience (stage, alternance ou poste) en comptabilité clients, ADV ou assistanat administratif est un vrai plus.

Hard skills :

Bonne maîtrise d’Excel / Google Sheets
Appétence pour la comptabilité ; des notions (TVA, factures, avoirs, rapprochements) sont un plus
Aisance avec les outils SaaS ; connaître Pennylane ou Spendesk est un plus
Excellent rédactionnel : vous écrivez chaque jour à nos clients et fournisseurs
Goût pour l’IA : nous nous développons aussi grâce à ces outils et cherchons quelqu’un qui aime les utiliser au quotidien pour gagner en efficacité

Soft skills :

Rigueur - vous aimez le travail bien fait et avez l’œil pour le détail qui fait la différence.
Confidentialité - vous savez qu’on vous confie des informations sensibles et vous en êtes le/la garant(e).
Sens des priorités - vous savez avancer sur plusieurs sujets à la fois et vous concentrer sur l’essentiel.
Esprit d’équipe - vous aimez collaborer avec des équipes variées, au siège comme sur nos sites.

Recruitment process

Un premier échange téléphonique avec Margaux, notre RRH
Un entretien technique avec Tiffany, ta future manager
Un dernier entretien avec Edouard, notre DAF

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