Secrétaire administratif(ve) TJ ST MALO
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Vos missions en quelques mots
La secrétaire administrative affectée au secrétariat de la présidence assure les fonctions d’accueil et d’assistance pour le/la présidence du tribunal judiciaire. Ces fonctions comprennent le traitement des ordonnances sur requête qui relèvent de la compétence de la présidence, le traitement des mémoires d’aide juridictionnelle des auxiliaires de justice (hors avocats).
La secrétaire administrative se charge également de l’exécution des opérations relevant de la cellule budgétaire sous l’autorité de la directrice de greffe. Elle assure des tâches administratives d’application comprenant également des tâches ponctuelles de secrétariat DG.
1- Secrétariat de la présidence
- Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
- Gestion de l’agenda du président
- Etablissement du tableau de permanence weekend et d’astreinte des magistrats du siège et mise en forme et diffusion des plannings trimestriels
- Préparation des ordonnances de roulement et ordonnances conjointes
- Participation à l’organisation d’évènements (audiences de rentrée, audiences l’installations, réunions…)
- Renseignement de l’ordonnance de roulement dans PILOT
- Elaboration de documents administratifs
- Traitement du courrier
- Dactylographie des courriers et notes du président
- Diffusion des notes et circulaires aux magistrats du siège
- Gestion des dossiers administratifs des magistrats du siège
- Classement et archivage des documents et dossiers
- Traitement des requêtes président
- Binôme du secrétariat du procureur pendant les congés
2 – cellule de gestion budgétaire
- Préparation des demandes d’achat dans CHORUS Formulaire
- Réception et contrôle des commandes en soutien de l’équipe technique
- Gestion de la constatation des services faits (papiers et chorus)
- Suivi de la consommation et de la dépense
- Participation à l’élaboration des demandes budgétaires
- Mise à jour des différents tableaux de suivi comptables
- Suivi des consommables d’imprimantes et toner et commandes
3 – secrétariat de la directrice de greffe
Ponctuellement, réponses aux stagiaires, recensement des besoins, envois de documents au SAR
4 – planification et comptabilisation des visio conférences extérieures
5 – planification des demandes de présence de scolaires aux audiences correctionnelles
6 – traitement des mémoires d’aide juridictionnelle des auxiliaires de justice (hors avocats)
Et toute autre tâche administrative
Profil recherché
Connaissances :
Statuts de la Fonction publique et statuts particuliers
Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautique
Outils de communication
Savoir-être :
Avoir le sens de l’organisation
Etre autonome, discret
Avoir le sens des relations humaines
Savoir anticiper, s’adapter
Savoir-faire :
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Travailler en équipe
Maîtriser les rédactions particulières
Maîtriser les nouvelles technologies
Accueillir physiquement et téléphoniquement
Expériences professionnelles antérieures souhaitées :
Sur un poste similaire serait un atout
Localisation
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Éléments de candidature
Personnes à contacter
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Secrétaire administratif(ve)
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Formation Secrétaire Comptable
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