Gestionnaire De Scolarité

Créé en 1948, Sciences Po Toulouse est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche, établissement-composante de l’Université Toulouse Capitole, membre de la Conférence des Grandes Ecoles, du réseau Sc Po, de la FNSP. Installé au cœur de Toulouse, Sciences Po Toulouse assure une formation pluridisciplinaire au meilleur niveau de la recherche mondiale en sciences sociales au niveau master, gère deux laboratoires en tutelle principale, prépare aux concours de la fonction publique A et A+, bénéficie de 170 accords universitaires internationaux. Notre école s’engage résolument dans une démarche écologiquement responsable, dans la démocratisation de l’ESR et dans la lutte contre toutes les formes de discrimination.

Le Service des scolarités du Pôle formation vie étudiante est placé sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de service. Il comprend 1 responsable administrative et 6 gestionnaires de catégorie B et C. Le Pôle formation et vie étudiante auquel appartient le Service des scolarités gère le cursus d’environ 1 700 étudiants.

MISSION PRINCIPALE

Le ou la gestionnaire de scolarité assure la gestion des cursus des étudiants, pour les formations de l’offre de formation et des modalités en vigueur. Il ou elle travaille en collaboration étroite avec les gestionnaires des autres années et autres services. Il ou elle est amené·e à participer aux activités collectives du Pôle formation et vie étudiante.

NATURE DU POSTE
Catégorie B – Technicien de recherche et formation (BAP J « Gestion et pilotage » – emploi type J4C42). Poste administratif en contrat à durée déterminée.

L’activité peut entrainer des contraintes horaires à certaines périodes (dans le cadre des examens notamment). Ces pics d’activités donnent lieu à récupérations horaires.

 NATURE ET ÉTENDUE DES ACTIVITÉS
● Accueil (physique, téléphonique, mails) et diffusion de l’information aux usagers (mise en ligne sur le site, affichage, Mon dossier web), écoute et suivi quotidien des demandes des usagers ;
● Missions liées aux galops d’essais et concours blancs de la filière Carrières administratives ;
● Suivi du dispositif des Césures, du Tutorat des étudiants et des étudiants avec des aménagements particuliers : parcours des doubles-diplômes, Sportifs de Haut niveau, aménagements pour les examens ;
● Gestion des demandes de délivrance des diplômes tout au long de l’année ;
● Gestion de l’épreuve du Grand Oral International avec le gestionnaire de la 4e année ;
● Préparation des listes en vue des inscriptions administratives, en lien avec la coordinatrice de scolarité, le Service ressources et la direction des études suite aux admissions sur Concours commun, doubles diplômes ;
● Le cas échéant, traitement des procédures de choix de formation (interne, externe), de parcours ou diplômes, d’enseignements, d’activités ;
● Traitement des inscriptions pédagogiques, fiabilisation de ces listes en vue du suivi de scolarité, constitution des groupes d’étudiants pour traitement par les services concernés (emplois du temps, innovation pédagogique, etc.), constitution 

FORMATIONS ET EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITABLES

● Niveau requis : Bac +2 ;

● Une première expérience dans le domaine constitue un avantage.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET QUALITÉS LIÉES AU POSTE

SAVOIRS SUR L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

● Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’Enseignement supérieur en général ;

● Connaître l’offre de formation de l’École ;

● Connaître les modalités de fonctionnement et de gestion du service public ;

● Connaître la réglementation relative à la gestion administrative et de scolarité applicable aux étudiants.

COMPÉTENCES « MÉTIER »

● Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, outils RENATER…) ;

● Connaître les logiciels métier : APOGEE, e-candidatures, Moodle, Hyperplanning, SAGHE… ;

● Savoir traduire et appliquer dans le cadre de ses fonctions les normes règlementaires ou celles définies pour le fonctionnement du service.

SAVOIR-ÊTRE

● Respecter et appliquer les règles en vigueur dans un service public ;

● Faire preuve de loyauté et d’engagement ;

● Avoir le sens du travail en équipe, proposer des idées ;

● Faire preuve de rigueur, d’organisation et d’autonomie dans la gestion de son champ de compétences ;

● Faire preuve de réactivité et de disponibilité, notamment en période de haute activité (examens, préparation de rentrée et rentrée) ;

● Communiquer de manière courtoise et adaptée envers les différents interlocuteurs ;

● Savoir garder une maîtrise de soi, être à l’écoute ;

● Savoir rendre compte à son supérieur.

CDD de droit public jusqu’au 23 juillet 2027

Temps complet : 40 h10/semaine

61 jours de congés (congés annuels + jours d’ARTT) au prorata du contrat