Gestionnaire administratif

Description de l'employeur

Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des 270 000 habitants. 

Que ce soit au coeur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.

Missions

Le Foyer Départemental de l'Enfance est chargé de l'accueil d'urgence des enfants confiés au titre de l'aide sociale à l'enfance. Sa mission consiste à proposer une orientation adaptée aux besoins des enfants après une période d'observation.

Sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif et financier, le gestionnaire administratif assure le traitement et le suivi des opérations administratives et comptables relevant de son périmètre. Il contribue à la fiabilité des données et au respect des procédures et des échéances.

1. Gestion comptable

Dans le cadre de la répartition des activités comptables au sein du service administratif, assurer, pour les dépenses qui lui sont confiées :

· La préparation des commandes et des engagements comptables

· Le contrôle et la liquidation des factures

· La mise à jour des tableaux de suivi des dépenses

· Le suivi administratif et financier des marchés publics correspondants

· Le traitement des éventuelles anomalies, en lien avec les services concernés

2. Gestion des recettes

· Préparer et assurer le suivi des demandes de remboursement auprès de l'Agence de services et de paiement (ASP), notamment dans le cadre de la mise à l'abri des mineurs non accompagnés (MNA)

· Préparer et assurer le suivi des demandes de remboursement auprès de la Caisse nationale de l'assurance maladie (CNAM), dans le cadre du programme PÉGASE

· Assurer le traitement et le suivi des autres demandes de remboursement qui lui sont confiées

· Actualiser les tableaux de suivi correspondants

3. Gestion des dépenses liées aux enfants accueillis

o Assurer la gestion des dépenses d'hygiène et de vêture des enfants accueillis

o Vérifier les justificatifs des dépenses et assurer leur suivi

o Mettre à jour les tableaux de suivi individuels

4. Activités administratives complémentaires

o Réaliser, à la demande du responsable administratif et financier, des statistiques et des tableaux de suivi nécessaires au fonctionnement de l'établissement

o Participer à la gestion des archives administratives et comptables de l'établissement, en lien avec le responsable administratif et financier

o Participer aux commandes d'équipements de protection individuelle (EPI) auprès des services des moyens généraux du Conseil départemental

o Contribuer à la continuité du service administratif lors des congés ou absences des autres agents, notamment par la prise en charge de l'accueil physique et téléphonique, de certaines tâches de secrétariat et du suivi des interventions de maintenance

o Participer, selon les besoins du service et dans son champ de compétences, aux autres activités administratives confiées par le responsable administratif et financier

Profil

Diplômes :

·         Diplôme de niveau 4 (baccalauréat) minimum, dans le domaine administratif, comptable ou de la gestion

·         BTS Comptabilité et Gestion ou BTS Gestion de la PME apprécié

Expérience en gestion administrative et comptable souhaitée

Connaissances :

• Connaissance du fonctionnement d'un établissement public social et médico-social

• Connaissance des règles et procédures de la comptabilité publique

• Connaissance des procédures administratives et des circuits de validation

• Connaissance des règles applicables aux marchés publics

• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion comptable

• Assurer le traitement et le suivi des opérations comptables

• Contrôler la conformité des pièces justificatives

• Organiser et prioriser ses activités dans le respect des échéances

• Élaborer et actualiser des tableaux de suivi

• Identifier les anomalies et alerter sa hiérarchie en cas de difficulté

• Communiquer avec les différents interlocuteurs internes et externes

• Rédiger des documents administratifs

• Travailler en équipe et transmettre les informations nécessaires à la continuité du service

Conditions d'exercice :

• Recrutement contractuel (CDD de 3 mois renouvelable)

• Rémunération statutaire

• Exercice des fonctions au sein du service administratif du Foyer Départemental de l'Enfance

• Missions exercées sous la responsabilité du responsable administratif et financier, dans le respect des procédures en vigueur

• Attestation d'honorabilité obligatoire