Secretaire - Institut De Formation En Soins Infirmier - 50% - H/F

• Assurer un renfort de l’équipe administrative existante sur la gestion administrative des dossiers des apprenants en formation initiale et des professionnels de santé dans le cadre de la formation continue

L’agent est amené à réaliser les missions suivantes :

• Accueillir dans le cadre de son domaine d’activité des agents, professionnels de santé, apprenants et usagers : réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
• Participer à la gestion des dossiers des candidats dans le cadre des épreuves de sélection RC/FPC en renfort au secrétariat dédié
• Traiter des courriers, documents dans son domaine d’activité : enregistrement, tri, traitement, diffusion, reproduction, archivage
• Gérer le suivi des quotas de stages en lien avec la CSS coordinatrice pédagogique
• Traiter en collaboration avec le CSS référent Formation continue de l’institut, des formateurs référents et de la coordination des Ecoles et Instituts du CHRU, les dossiers administratifs des professionnels accueillis en séquences de formation continue : émargement, contrat individuel de formation, attestation de présence, attestation de fin de formation, ...
• Contribuer, en collaboration avec les gestionnaires d’année, aux tâches en lien avec l’inscription à l’Université de Lorraine (UL) : complétude des tableaux, transfert des tableaux vers l’UL, diffusion auprès des apprenants des vignettes UL ou carte étudiant.
• S’inscrire dans la démarche Qualité de l’institut
• Participer aux réunions pédagogiques et/ou administratives et/ou institutionnelles en intra ou extra muros sur sollicitation de la Direction de l’IFSI.

+ Toute activité supplémentaire utile au fonctionnement de l’institut de formation et définie par la Direction.

• Organiser et traiter les informations, documents, communications téléphoniques et mails liés aux dossiers
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité et permettant d’assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers
• Maitriser les outils de communication (téléphone, internet), la bureautique (Word, Excel, Outlook, PPT, NTIC)
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Savoir rédiger des documents, prendre des notes, mettre en page des documents
• S’approprier les logiciels institutionnels (COSWIN, GRANIT, FORMEIS, TEAMS, SOLSTISS, KAIROS, EDOF, TRANSITION PRO, RAMSES…)
• Connaitre l’organisation de la coordination des écoles et instituts du CHRU et particulièrement le fonctionnement de l’IFSI.
• Se conformer aux procédures et protocoles en vigueur dans le service
• Liste non exhaustive

Compétences complémentaires

• Appréhender les textes législatifs concernant la formation infirmière
• Savoir adapter sa charge de travail et être en capacité d’apporter son aide en cas de besoin aux secrétaires gestionnaires d’année et d’admission

Aptitude

• Faire preuve de discrétion, de réserve, de maitrise de soi
• Être organisé, autonome, rigoureux, réactif et dynamique
• Savoir communiquer, être souriant, aimable, capable de s’adapter aux différents interlocuteurs différentes situations
• S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Être capable de gérer les priorités
• Posséder le sens des responsabilités
• Faire preuve d’esprit d’équipe et de disponibilité
• Faire preuve d’initiative, d’anticipation et de créativité

Grade ciblé : Adjoint Administratif

Date de limite de dépôt de candidatures : 16 octobre 2026

Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d’indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l’Intranet accompagné d’un CV à jour.