Secrétaire administratif

Sous la direction de la responsable de service, vous serez affecté
à gérer l'agenda de Monsieur le Maire, à avoir contact avec l'ensemble des services, accueil des administrés, être présent sur sa demande au coté de Monsieur le Maire, sur sa demande.

Gérer l’agenda de Monsieur le Maire :
• Engager la prise de RDV avec rigueur et organisation (complémentarité avec la cheffe de Cabinet pour les RDV découlant des doléances) ;
• Organiser l’ensemble de la coordination autour de l’agenda du Maire, déplacements, réservations de salles, demande de discours, etc ;
• Etablir les bons de commande et rédiger les certificats administratifs en lien avec l’agenda (déplacements, rdv) sous le contrôle et le suivi de la cheffe de cabinet ;
• Préparation des dossiers en lien avec les RDV, les réunions et le Conseil Municipal ;
• Gestion des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil : tenir à jour le planning des manifestations, informer les Elus et s’assurer de leur participation (avec la secrétaire des Elus).

Transversalité avec l’ensemble des Services :
• Mise en relation avec les services de la ville et le CCAS afin de recenser les manifestations prévisionnelles organisées par la collectivité.

Accueil physique et téléphonique des administrés :
• Diffuser l’information aux services concernés ;
• Retour d’information à la cheffe de Cabinet.

Présence aux côtés du Maire, sur sa demande et en fonction des besoins :
• Prise de notes des doléances, organiser leur traitement et le retour d’information auprès du Maire et de la cheffe de Cabinet, dans les meilleurs délais ;
• Participation à certaines manifestations organisées sur Beausoleil et à l’extérieur.

- Temps de travail : 36h30 ;
- 10h-12h30 / 13h30-18h30 et 17h30 le vendredi.