Assistant administratif des Affaires Générales

L’agent apporte une aide en lien permanent avec le Maire, les Elus et la Directrice Générale des services, contribue à leur organisation, la gestion, la communication, l’information, l’accueil et le suivi des dossiers.

Missions principales :
Organisation de la vie professionnelle du Maire, des Elus et de la Directrice Générale des Services :
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre, de l’élu ou de la Directrice Générale
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du cadre ou de l’élu ou des agents de la direction
- Veiller à organiser un planning des présences / absences des élus
- Assurer le suivi du planning des astreintes des élus

Organisation de la logistique :
- Assurer l’activité logistique de la direction (commande de fournitures, matériels, création des bons de commandes, demande de devis,…)

Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de courrier
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Assurer le suivi des demandes des administrés et les rendez-vous des permanences du Maire

Accueil téléphonique et physique au secrétariat du Maire, des Elus et de la Directrice générale des Services :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions :
- Préparer les réunions
- Communiquer les ordres du jour
- Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
- Assister la Directrice Générale des Services sur la préparation des conseils municipaux
- Assurer les envois des actes et le contrôle de légalité