Assistant·e au pôle mutualisé de secrétariat

Le PMS est composé aujourd'hui de 4 assistants de catégorie C.
L'assistant·e affecté·e au PMS a pour mission de fournir un appui administratif et organisationnel aux services.
Il/Elle garantit les activités suivantes :
- mettre à jour le chrono des courriers entrants
- suivre les parapheurs soumis par les services au visa ou à la signature de la direction
- préparer les parapheurs soumis au Préfet
- réaliser le contrôle qualité et la mise sous pli du courrier sortant
- publier des arrêtés et des décisions au recueil des actes administratifs
- répondre aux messages des deux boîtes fonctionnelles
- réserver des salles
- répondre aux appels résiduels du standard
- préparer l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec les services et le secrétariat général commun
- saisir les états de frais mensuels de l'architecte et du paysagiste conseils dans CHORUS DT
- venir en appui des services pour l'organisation d'évènements (préparation des feuilles d'émargement, des chevalets,...)
- assurer l'approvisionnement et la mise à disposition des fournitures de bureau
- préparer des tableaux de suivi (congés, grévistes...).

L'assistant·e du pôle est placé·e sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du pôle de secrétariat et de son adjointe.
Il/Elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistant(e)s du pôle et les deux assistantes de direction.
Il/Elle est en relation avec les cheffes de service et leurs adjoints à qui il/elle apporte son appui.
A l'occasion de la préparation de réunions, il/elle est amené·e à prendre contact avec les interlocuteurs extérieurs à la DDT.