Chargé(e) du protocole et des affaires réservées

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
I. Médailles et distinctions honorifiques :
- Instruction des dossiers de distinctions honorifiques et médailles d’ancienneté (Légion d’Honneur, Ordre National du Mérite, Ordre du mérite agricole, Légion d’honneur au titre de l’initiative citoyenne, Médaille du travail, médaille d’honneur agricole, d’honneur des transports routiers, médaille militaire, médaille de la sécurité intérieure, etc.) : Rédaction des mémoires de propositions, réalisation des enquêtes administratives de moralité, saisie de casiers judiciaires, mise à jour du tableau de suivi de promotion des décorés. Rédactions de courriers de félicitations.

II. Interventions - courriers réservés :
- Suivi des courriers réservés (élus, cabinets ministériels, présidence de la République) : saisie des
services, suivi des réponses, classement numérique et papier.
- Sur la base de modèles, rédaction de courriers de remerciements, félicitations.

III. Protocole :
- Appuie à l’organisation des cérémonies, réceptions, événements (visites ministérielles, voeux, journées du patrimoine, etc.) en lien avec la cheffe du bureau et le chef du protocole et affaires réservées : envoi des invitations et suivi des réponses, relances téléphoniques, rédaction du déroulé, accueil, préparation logistique, etc.
 
IV. Élections et vie politique :
- Mise à jour des bases de données (registre national des élus), des fiches biographiques des élus

Votre environnement professionnel :
 Activités du service :
Le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle est une des composantes du cabinet. Le bureau est placé sous la responsabilité du Directeur de cabinet. Il est composé de deux pôles : un pôle communication et un pôle protocole et affaires réservées.
Le bureau travaille en lien direct avec les membres du corps préfectoral, les directeurs de services, les élus, partenaires institutionnels.
Composition et effectifs du service
6 agents : le chef du bureau (Cat A) ; le chef adjoint (Cat A) ; une chargée de communication
(Cat B) ; un chef du pôle protocole et affaires réservées (Cat B) ; un agent chargé du protocole et des affaires réservées (Cat C) ; un alternant.
 
Liaisons hiérarchiques :
Le directeur du cabinet
Le chef du bureau
Le chef du protocole et des affaires réservées
Liaisons fonctionnelles :
2 chauffeurs, 2 assistantes de direction.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Ce poste nécessite organisation et maîtrise de la rédaction. Il requiert de la polyvalence en fonction de l’actualité du cabinet, ainsi qu’une certaine disponibilité, notamment lors des soirées électorales et visites ministérielles. Eu égard aux dossiers et aux sujets traités, il est demandé une très grande discrétion professionnelle, loyauté et capacité à travailler dans des délais parfois contraints.

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter
La cheffe de bureau Amélie ROUX : amelie.roux@ardeche.gouv.fr - 04 75 66 50 07

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible sur MOB-MI ou sur le site choisir le service public
 
Personnels du ministère de l'Intérieur :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
 
Personnels externes :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
 
Pour les candidatures déposées en qualité de contractuel : joindre vos certificats de travail justifiant des services faits précédemment dans la fonction publique.

Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique - bureautique/niveau pratique/à acquérir
Connaître l'environnement professionnel/niveau pratique/à acquérir
Savoir-faire :
Savoir rédiger/niveau maîtrise/requis
Savoir appliquer la réglementation/niveau maîtrise/requis
Savoir travailler en équipe/niveau pratique/requis
Savoir-être :
savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis
savoir communiquer/niveau maîtrise/requis
Vos perspectives : Passerelle pour concours CAT B
Durée attendue sur le poste : 3 à 4 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :
Préfecture de l’Ardèche / Direction des services du cabinet / Bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle – pôle protocole et affaires réservées / Rue Pierre Filliat / 07000 PRIVAS
 
Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :
Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :
https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat
Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) :
Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :
Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)
Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf
 
Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : Gestionnaire-instructeur administratif/ADM006A
Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :