Chargé de projet

Le chargé de projet contribue à l’organisation de la coordination de tous les événements présidentiels, à caractère diplomatique ou national, au Palais, en France et à l’étranger. Il concourt au respect des grandes priorités de la présidence, en termes de qualité du service rendu, d'innovation/de modernisation et de maîtrise de la dépense publique.

ACTIVITÉS PRINCIPALES:

Objectifs :

•         Garantir au cabinet une offre de services pour l’organisation coordonnée d’un événement dans sa globalité

•         Assurer le soutien logistique nécessaire à l’accueil d’invités ou au déplacement d’agents de la présidence.

Activités opérationnelles :

Invitations/accueil :

•         Constituer un fichier invité et faire le suivi avec les différents organismes (interne et externe)

•         Garantir l’envoi d’invitations et le suivi des participations en temps quasi réel

•         Alimenter et tenir à jour une base de contacts (Protocolaire)

•         Proposer des plans de placement y compris protocolaires

•         Organiser l’accueil des invités au Palais et, en tant que de besoin, en déplacement

•         Utilisation de logiciels d’envoi d’invitation pour les différents évènements

Gestion des prestations et référentiels voyages :

•         Centraliser toutes les réservations de billetterie (avions commerciaux ou train), les locations de voiture, contractualiser avec les prestataires, actualiser les demandes

•         Organiser l’hébergement, les prés et post acheminements aéroport/gare des délégations techniques

Coordination logistique :

•     Recenser toutes les expressions de besoins logistiques des différents services

•     Alimenter des outils de gestion de projet partagés (dossiers, agendas, logiciels…)

•     Tenir un tableau de bord de soutien logistique

•     Contribuer au suivi budgétaire des voyages officiels et voyage individuel (suivi financier)
 

Merci d’adresser les documents indiqués ci-dessous à : jepostule@elysee.fr uniquement via France Transfert (https://francetransfert.numerique.gouv.fr).

·          CV et lettre de motivation où ne figurent pas de photo ni d’informations sur votre âge ou votre situation de famille ;

·          Pour les fonctionnaires titulaires et agents contractuels de la fonction publique uniquement, les 2 derniers comptes-rendus d’entretien professionnel ou évaluations professionnelles ;

·          Pour les fonctionnaires titulaires uniquement, le dernier arrêté indiquant le grade et l’échelon.

SAVOIR-FAIRE:

•         Gestion logistique d’événements simultanés

•         Maîtrise des outils bureautiques et en particulier d’Excel

•         Bonnes capacités rédactionnelles

•         Maîtrise de l’anglais indispensable, une autre langue serait appréciée

•         Expertise protocolaire (ordre de préséance…) appréciée

         
QUALITÉS REQUISES:

•         Organisation, capacité à anticiper, à gérer l’imprévu et une grande disponibilité

•         Rigueur et méthode

•         Aptitude à travailler en équipe et en mode projet

•         Respect de la confidentialité et capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau

•         Capacité d’adaptation et à travailler dans l’urgence

Nous regarderons avec la plus grande attention les candidatures qui s’inscrivent dans le cadre de notre politique privilégiant la diversité, la parité et l’accueil de personnes en situation de handicap.