Assistant des missions emploi des travailleurs handicapés et accès des jeunes à l'emploi
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Vos missions en quelques mots
Activités principales :
Vous assurez le secrétariat partagé de la mission de l'emploi des travailleurs handicapés et de la mission de l'accès des jeunes à l'emploi. A ce titre, vous êtes chargé(e) pour les deux missions :
- du secrétariat téléphonique des chef(fe)s de mission et de leurs adjoint(e)s ;
- de la gestion des agendas des chef(fe)s de mission et de leurs adjoint(e)s ;
- de l'accueil téléphonique, de l'orientation des usagers ;
- de la gestion et de l'organisation des déplacements ;
- de l'organisation des réunions (réservation, installation, préparation de la salle, du matériel, interface avec le personnel d'accueil du bâtiment…) ;
- de la constitution de fonds de dossiers et de la reproduction de documents pour la préparation de réunions ;
- de l'enregistrement du courrier (arrivée et départ) et de sa traçabilité dans le logiciel de suivi du courrier ;
- du suivi des questions écrites (QE) et des courriers parlementaires (CP) ;
- du suivi des courriers de réponse aux particuliers ;
- de la mise à jour des tableaux de congés des membres des deux missions ;
- du classement et de l'archivage des documents.
Activité annexe :
Vous pourrez être sollicité(e) pour la mise en forme de documents World/Excel/Powerpoint.
Vous pourrez également être amené(e) à préparer des courriers de réponse aux particuliers, des tableaux de suivi.
Partenaires institutionnels:
Vous êtes amené(e) à collaborer avec l'ensemble des membres des deux missions concernées.
Vous devrez par ailleurs travailler en très étroite collaboration avec les autres membres du secrétariat de la sous direction : assistante de la sous-directrice et de son adjointe, et assistant(e) de la mission de l'insertion professionnelle (MIP).
Vous pourrez être amené(e) à assurer la continuité du secrétariat durant leur absence.
Spécificités du poste / Contraintes:
Ce poste requiert une grande capacité à travailler en équipe et nécessite une forte capacité d'organisation et d'autonomie.
Profil recherché
Connaissances :
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Power point)
- Savoir utiliser l’'outil bureautique de gestion de courrier électronique et d'agenda (Outlook)
- Connaissance institutionnelle de son environnement de travail
Savoir-être attendu :
- Sens des relations humaines
- Faire preuve de rigueur
- Réactivité et sens de l'organisation
Savoir-faire :
- Travailler en équipe
- Savoir s'exprimer clairement, informer en s'adaptant à son interlocuteur
- Connaître les techniques de l'accueil
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Pour tout renseignement sur cette offre d'emploi par mail : dgefp.mrh@emploi.gouv.fr
- ou par téléphone : 06.98.40.31.48 (pas de traitement des SMS)
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