Assistant support du projet Système d'Information de la formation continue F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé • https://sante.sorbonne-universite.fr

Localisation (Direction/service) :

Faculté de Santé - Sorbonne-Université

91 Boulevard de l’hôpital

75013 Paris

Fonctions : Assistant-e support du projet Système d’Information de la formation continue

Emploi-type : Gestionnaire d'application / assistance support réf : E3A41

Catégorie : A

Corps : ASI

BAP : E

CDD de 12 mois.

Mission :

Placé sous l’autorité directe du directeur/directrice de la formation continue, l'assistant-e support participe au projet de la mise en place du nouveau système d’information de la formation continue.

Activités principales :

• Travailler en binôme avec un référent métier pour la mise en place du nouveau système d’information continue. Représenter la faculté de médecine à toutes les réunions et COPIL
• Rendre compte à sa hiérarchie des différentes étapes avant prise de toute décision

Accompagnement de l'équipe de la formation continue :

• Aide à la formalisation en particulier l'utilisation de supports de formalisation (informations, guides…)
• Aide à la gestion de l'assistance (gestion des incidents, informations de mise à jour des outils)
• Aide à l'optimisation de l'utilisation des outils bureautiques en particulier excel, outlook
• Veille à la rapidité des suivis et à la qualité de service (hotline, formalisation des réponses…)
• Participe à l'action de formation :
  • Aide à la préparation et à l'organisation des supports de formation
  • Assure une assistance technique pendant les sessions de formation
• Suivi des évolutions techniques :
  • Assure le suivi des évolutions techniques de l'outil en lien avec le niveau universitaire.

Suivi des fonctionnalités outils :

• Recense les améliorations fonctionnelles nécessaires aux formations de la Faculté de médecine
• Formalise les règles de gestion nécessaires à la Faculté de médecine.

Autres activités :

• Participe à la réflexion sur l'ensemble des outils applicatifs

• Des contraintes horaires ou de présence selon les périodes et les activités peuvent être demandées.

Connaissances transversales requises :

• Connaissance de l'outil de la formation continue FCA Manager
• Connaissance approfondie des outils dédiés au suivi d'incidents, à l'assistance
• Connaissance approfondie des outils limesurvey, adobe pro
• Connaissance approfondie des outils support : powerpoint, visio, word
• Connaissance approfondie des outils d'organisation des données : excel, outlook, access.

Savoir-faire :

• Forte capacité au travail d'équipe
• Forte capacité à l'accompagnement, en particulier au changement
• Forte capacité à faire preuve de pédagogie orale et écrite
• Capacité rédactionnelle
• Capacité à schématiser
• Capacité à gérer les situations urgentes.

Savoir-être :

• Disponibilité et réactivité
• Esprit d'initiative
• Sens du service public.

CDD de 12 mois.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence 9380 à l'adresse mail : medecine-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr