Secrétaire administratif(ve) en unité éducative au STEMOI Chalon sur Saône
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Vos missions en quelques mots
En tant que secrétaire administratif(ve) en unité ou service éducatif, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d’unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d’organisation, de gestion, d’information, de communication et de suivi des dossiers.
Accueil du public
• Assurer l’accueil téléphonique et l’information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires
• Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l’unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires
• Renseigner l’application PARCOURS
Gestion du secrétariat
• Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi
• Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles
• Créer les dossiers jeunes
• Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers
• Organiser la documentation, la diffusion et l’archivage des documents et des dossiers de l’unité ou du service
Gestion des aspects logistiques de l’unité ou du service
• Editer des listes d’activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE
• En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire »
• Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement
• Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l’autorité hiérarchique
• Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT
Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines
Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE
Profil recherché
Connaissances requises
Techniques de secrétariat
Outils bureautiques
Applications métiers (Parcours, Chorus)
Savoir-faire :
- Accueillir
- Maitriser des délais
- Travailler en équipe
- Mettre en forme un document
- Archiver
Savoir-être :
Sens des relations humaines
- Etre réactif
Faire preuve de discrétion
Sens de l'organisation.
Offre de formation à la prise de poste : Parcours, Chorus
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- dtpjj-dijon@justice.fr
- srh.dirpjj-grand-centre@justice.fr