Agent d'accueil polyvalent au Centre Universitaire Vétérinaire

L’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT) est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du Ministère de l’Agriculture et de l’Alimentation (MAA) (www.envt.fr). L’établissement a pour mission première la formation des vétérinaires (160 diplômés par an) dans le cadre d’un référentiel de formation national qu’il se doit de respecter. Il est accrédité par l’Association Européenne des Etablissements d’Enseignement Vétérinaire (AEEEV) et donc soumis au respect du référentiel de cette association.

L’agent d’accueil polyvalent sera affecté(e) au Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire dédié aux animaux de compagnie de sport et de loisir (CHUVAC). Ouvert onze mois sur douze, 7j/7, 24jh/24, le CHUVAC est un centre hospitalier universitaire vétérinaire doté d’un plateau technique de qualité (3 000 m² de surface, scanner, fluoroscopie, radiologie numérique, équipements d’endoscopie, EMG, EEG, laser, etc.) et d’une équipe de 120 personnes constituée de nombreux spécialistes, résidents, cliniciens juniors, et personnels supports. Plus de 20 000 consultations sont réalisées au CHUVAC chaque année.

Objectifs du poste

Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l’encadrement des étudiants pendant leur rotation à l’accueil. Cette activité comprend l’accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse.

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter

A l’accueil des consultations, en rotation par demi-journées entre les membres de l’équipe :

1) Assurer l’accueil téléphonique des clients 

• Prendre les appels téléphoniques, ligne des urgences et consultations
• Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous
• Orienter vers les services adéquats et donner les rendez-vous. Compléter les plannings de consultations dans l’application Sirius
• Informer le client sur les modalités d’accès au centre hospitalier
• Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants

2) Assurer l’accueil physique des clients

• Accueillir, prendre note de l’arrivée des clients et orienter les clients.
• Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l’application Sirius
• Mettre à jour les données du client

3) Caisse du CHUVAC 

•  Accueillir les clients qui viennent payer leurs factures
• Encaisser
• Contrôler la caisse

Tâches connexes incluses :

1) Gestion administrative des dossiers clients

• Gérer les convention funéraires
• Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires), insertion de documents dans les dossiers électroniques
• Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente
• Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau

 2) Encadrement des étudiants à l’accueil physique le matin

• Former les étudiants de A4 en rotation à l’accueil aux bonnes pratiques d’enregistrement et de d’élaboration des dossiers clients.
• Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.

Gestion de clients qui peut être difficile.

Planning du lundi au vendredi (4,5 jours)

Horaires de 8h à 17h pouvant évoluer à moyen terme jusqu’à 19h certains jours

Télétravail incompatible avec l’activité

Les diplômes d'ASV ou secrétaire médical(e) seront privilégiés.

Savoirs
Maitrise du logiciel Sirius (formation interne assurée)
Connaissance de l’environnement bureautique et maitrise de la mise en œuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur).
Rédaction de courriels.
Maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil (écouter, savoir répondre)
Capacités à analyser le caractère d’urgence d’une demande
Capacités à hiérarchiser l’importance des appels téléphoniques.
Capacités à organiser et planifier ses activités
Connaissance du vocabulaire médical

Savoir-être
Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles,
Sens de la confidentialité des informations.
Capacité à travailler en équipe
Rigueur dans l’exécution des missions
 

1 poste à pourvoir pour une durée de 13 mois renouvelable