Secrétaire à la Direction des Ressources Humaines F/H

Présentation du service et de l'équipe :

- Directeur des Ressources Humaines du GHU

- Directeur Adjoint du DRH des sites Lariboisière et Fernand Widal

- Chef du Personnel

- Responsable du Bureau Gestion-Paie, Gestime, AT et Retraite

- Bureau Gestion-Carrière-Paie : 9 gestionnaires

- Bureau des Accidents de travail et des Maladies Professionnelles : 1 gestionnaire

- Bureau des Détachements, agents rémunérés sur fonds de recherche : 1 gestionnaire

- Bureau Gestime : 1 gestionnaire

- Bureau Retraite : 1 gestionnaire

- Secrétariat : 2 assistantes de direction

- 1 Conseiller en ressources humaines, 1 Conseiller risques pro et QVT, 1 chargé Relations Sociales et Attractivité

Particularités du poste:

Polyvalence au sein du secrétariat DRH/DSAP en l'absence d'une des 3 secrétaires

MISSIONS GENERALES : Assurer le secrétariat du chef du personnel et la gestion administrative de différents dossiers RH

- Accueil téléphonique et orientation de toute personne s’adressant au secrétariat DRH

- Gestion des rendez-vous et tenue des agendas

- Organisation et planification de réunions

- Enregistrement quotidien de la totalité du « courrier arrivé » en DRH, en alternance avec la Secrétaire du DRH

·En liaison avec les gestionnaires Paie-Carrière :

-Gestion des renouvellements de disponibilités (vérification des droits de l’agent, courrier réponse)

-des renouvellements de congés parentaux (vérification des droits avec courriers réponse).

-Mise en congé parental (vérification du droit, information à transmettre aux interlocuteurs (encadrement/Gestion/Bureau Gestime) puis rédaction du courrier de réponse à l’agent demandeur/Tableau des Flux

- Changement de service des personnels non soignants (courrier et flux)

- Rédaction de courriers ou notes à la demande du Chef du personnel

- Classement/Archivage

· Vérification des droits et courrier en réponse aux demandes de : (en lien avec l’encadrement/la Gestion-Paie et le Bureau Gestime)

- Congé de paternité ; Congé supplémentaire de naissance ;Congé de présence parentale ;Congé proche aidant ;Autorisation d’absences dans le cadre d’un parcours PMA ; Don de jours ; Missions humanitaires ;Congés exceptionnels supérieurs à 31 jours - Toutes ces demandes sont traitées en lien avec l’encadrement, la Paie-Gestion et le bureau Gestime.

·Mise en ligne de toutes les fiches de poste « hors-soins » y compris les psychologue, sage-femme, assistante sociale, sur le logiciel Talentsoft – candidatures à transmettre à l’encadrement et réponses négatives à faire sur le site.

·Participation au processus de recrutement (titulaire et contractuel)

-Constitution des dossiers d’embauche du personnel « hors soins »

- Collaboration avec la Cellule de recrutement du GHU pour le recrutement de sage-femme, assistant social 

-recueil des pièces administratives

-demande de casier judiciaire et rdv médecine du travail,

-vérification des titres de séjour (Préfectures)

-Promesse d’embauche si demandée

-envoi d’un « mail de bienvenu »

-Tableau des Flux DRH/DSAP à compléter

·En lien avec la Cellule de recrutement de la Direction Soins

-Enregistrement de tous les dossiers d’embauche « hors tension » nécessitant un arbitrage RH

-Réintégration des personnels soignants (retour de dispo, congé parental, retour de détachement en lien avec la Gestion, etc…) : courrier agent/Gestion-Paie / Gestime / Encadrement – Tableau des flux à compléter

· Participation avec le Chef du personnel à l’organisation et la gestion administrative des Commissions de Sélection ASHQ/AEQ/Adjoint Administratif : réception et vérification de la conformité des dossiers, enregistrement, planification des auditions, courrier de convocation ou réponse négative à l’agent, jusqu’à l’affichage des résultats.

- Tâches courantes secrétariat

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION

- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

AVANTAGES SOCIAUX

- Remboursement partiel des transports en commun 75% navigo ou forfait mobilité
- Possibilité de parking
- Possibilité de place en crèche
- Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)