Adjoint administratif

ADJOINT ADMINISTRATIF H/F

Pharmacie à usage intérieur

Descriptif du poste - missions :

Créer dans Magh2 les marchés médicaments et Dispositifs Médicaux Stériles.

Traiter les factures de médicaments et Dispositifs Médicaux Stériles (liquidation et mandatement).

Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

Gérer l’organisation logistique des réunions du pôle.

ACTIVITES DE GESTION 

•    Saisie et suivi des marchés (MAGH2®, eEpicure®, HERMES®) en coopération avec les pharmaciens et PPH.
•  Vérification, liquidation, mandatement (MAGH2®) et archivage des factures fournisseurs.
•   Identification, traitement et suivi des litiges.
•    Rédaction, diffusion et suivi des rappels de lots.
•    Contact avec les fournisseurs.
•    Contact avec la Trésorerie (Gestion des rejets).
•    Suivi des achats pour compte

ACTIVITES DE SECRETARIAT 

• Accueil des personnes.
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.
• Traitement de la réception des courriers, dossiers, documents en lien avec son domaine de compétence (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
• Saisie de courriers.
• Prise de notes, frappe et mise en forme de documents.
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.
• Classement, archivage papier et informatique.
• Saisie des comptes rendus de réunions de service.
• Saisie, diffusion et suivi en lien avec Pharmaciens/PPH des alertes ANSM et notes informatives.
• Organisation de réunions : Réservation de salles et matériel audiovisuel.
• Saisie et diffusion des astreintes et présence médicale des pharmaciens.
• Saisie et diffusion aux unités de soins des fermetures pour jour férié et/ou inventaire de la pharmacie.

• Dans le cadre du réseau des IDE correspondants pharmacie :

-         Convocations, liste émargement.

-          Mise en forme des documents présentés.

-          Elaboration et rédaction du compte rendu (prise de notes).

-          Archivage.

• Dans le cadre de la Sous-Commission du Médicament, Antibiothérapie, Vigilances, Prise en charge de la douleur :

-          Convocations, liste émargement.

-          Mise en forme des documents présentés.

-          Elaboration et rédaction du compte rendu (prise de notes).

-          Archivage

PARTICIPATION AUX REUNIONS DE SERVICE 

Type de contrat et date de prise de poste : Poste à temps plein. Titulaire ou contractuel 

Poste à pourvoir à partir du 22/02/2027.

Localisation :  89 rue cazeaux cazalet, 33410 Cadillac sur Garonne

Rémunération totale brute : Selon grille de la fonction publique hospitalière

A partir de 2190.87€ brut mensuel –

+ reprise ancienneté possible

Conditions d’exercice : Horaires fixes, du lundi au vendredi.

Liste des pièces à fournir : Curriculum Vitae, Lettre de motivation, 3 dernières évaluations professionnelles

Date limite de dépôt des candidatures : 30 novembre 2026

Compétences professionnelles requises :

·         Connaissance du logiciel de Gestion Economique et Financière MAGH2®.

·         Accueillir et orienter les visiteurs.

·         Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.

·         Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.

·         Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.

·         Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.

·         Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.

·         Utiliser les outils bureautiques / Technologies de l’Information et de la Communication (TIC).

·         Faire preuve d’une bonne qualité d’écoute et d’un bon relationnel.

Qualifications requises : Expérience en secrétariat et marchés publics souhaitée.