1 Assistant De Direction

Placé(e) sous la responsabilité de la cheffe du service du Secrétariat des Elus, vous aurez pour missions :

Assurer la transversalité des missions du secrétariat des élus-polyvalence-continuité du service public.

Gestion du portefeuille des élus
• Gérer l’agenda des élus
• Caler les rdv et demander les notes auprès des services (via onglet Interventions)
• Assurer le lien entre élus/services et élus/usagers
• Gérer les boites mail (à la demande de l’élu)

Suivi de dossiers et présence en réunions
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Assister à des réunions pour prise de notes
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Gestion des représentations
• Assurer la présence d'élus dans les réunions, instances et événements
• Préparation du dossier support en lien avec les directions
• Faire lien et réponse à l'organisateur

Gestion des notes
• Assurer le suivi des notes, veiller au respect du délai et relancer le cas échéant
• Former le service à l’outil utilisé

Gestion des salles
• Traiter les demandes de réservations de salles par les élus et les services

Soutien à la directrice de cabinet en charge de la communication
• Caler les rendez-vous presse/élus/services et informer les acteurs concernés
• Assister dans certaines tâches administratives

Médiateur
• Etre le référent du médiateur
• Frapper les courriers à sa demande
• Prendre ses RDV

Instances municipales (bureau municipal et conseil municipal) et loge USON par alternance
• Etablir les procurations des élus absents du portefeuille et les transmettre au service conseil municipal
• Caler les points et préparations CM aux agendas
• S’assurer que les instances municipales ne se déroulent pas en même temps que les instances agglo
• Etablir l’état de présence des élus et le transmettre en amont au directeur de Cabinet
• Bureau municipal : présence, prise de notes, comptes rendus
• Conseil municipal : participer aux réunions préparatoires et assurer la présence au conseil municipal
• Assurer une présence en loge à l’USON

Vœux
• Préparer les parapheurs de vœux à soumettre au Maire
• Envoi des cartes de vœux papier et dématérialisées