Secrétaire administrative

Le tribunal judiciaire de Mulhouse est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction.

Il compte 44 magistrats du siège, 11 magistrats du parquet et 182 fonctionnaires et contractuels

Le tribunal judiciaire de Mulhouse est composé de trois sites distincts :

-           Le bâtiment principal sis 21 avenue Robert Schuman,

-           Le site Athéna sis 44 avenue Robert Schuman,

-           Le conseil de prud’homme et le livre foncier sis 12 rue Coehorn bât G à la cité Administrative

Le présent poste sera exercé au service du traitement en temps réel au site principal.

l'agent exerce ses missions au greffe de la première chambre civile et au pôle social. La première chambre civile a en charge la gestion du contentieux général, des taxations de droit local,

du répertoire civil et des faillites civiles. S'agissant du pôle social, le service gère le contentieux relatif à la sécurité social, médical et non médical,

de l'aide sociale et le contentieux des élections professionnelles.

Composition et effectifs du service

composé de greffiers, d’adjoints administratifs et de contractuels, travaillant avec des magistrats.

Votre hiérarchie

L’agent exerce sous l’autorité directe du directeur des services de greffe judiciaires responsable du service, du directeur de greffe, et en leur absence, de tout autre directeur des services de greffe judiciaires.

Vos interlocuteurs métiers

Les chefs de juridictions, les magistrats, les greffiers, les auxiliaires de justice

Nombre d’agents à encadrer

   ☐   A                            ☐   B                      ☐   C                     ✔ Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale                    OUI ☐                    NON ✔

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Bureau, téléphonie fixe, ordinateur portable, accès aux logiciels métiers 

Pôle social

Secrétariat :

• Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement ;

• Organiser la documentation;

• Diffuser et afficher l'information ;

• Dactylographier et mettre en page les documents ;

• Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord.

Accueil :

• Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent ;

• Donner des renseignements d'ordre général, délivrer des formulaires ;

• Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels;

Enregistrement des procédures :

• Réceptionner les pièces de procédure;

• Enregistrer dans les applicatifs métiers ;

• Mettre le dossier à la disposition des avocats;

• Gérer la communication électronique du dossier ;

• Transmettre les dossiers aux services compétents.

Aide à la préparation et au suivi des audiences :

• Établir les avis et les convocations ;

• Préparer la notification des décisions ;

• Classer les pièces et les documents ;

• Préparer la délivrance des copies;

• Effectuer la copie des pièces de procédure et dossiers ;

• Procéder à la numérisation des pièces des dossiers;

• Archiver les documents et les dossiers.

Première chambre civile

Répertoire civil :

• Traitement et gestion des demandes d'inscription par les partenaires internes et extérieurs;

• Edition des certificats de transcription.

Gestions des appels :

• Suivi et envoi des dossiers à la cour d'appel ;

• Réception des dossiers après arrêt de la cour d'appel ;

• Copie des arrêts ;

• Gestion du tableau;

• Archivage

Conditions particulières d’exercice :

Temps de travail : en fonction de la charte des temps de la juridiction

Organisation de travail : Mission exercée du lundi au vendredi, aux horaires de bureau

Restauration : Restauration administrative (15 min de marche) et espace de convivialité

Accessibilité en transport / Parking : Tram et bus, parking accessible

Groupe IFSE : 3 

Durée d'affectation sur le poste : 3 ans 

Connaissances
Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Droit civil - procédure civile 
Applicatifs métiers
Outils de bureautique et de communication

Savoir-faire
Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
Organiser sa charge de travail
Travailler en équipe
Travailler en urgence
Savoir rendre compte
Appliquer les textes législatifs et réglementaires

Savoir-être
Avoir le sens de l’organisation
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de capacité d’adaptation
Faire preuve de discrétion professionnelle
Savoir anticiper
Être autonome
Être réactif
Faire preuve de rigueur et de vigilance
Être disponible
Avoir le sens du service public

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Niveau d’étude : BAC +2

Profil juridique souhaité.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Formation d’adaptation à l’emploi.

Perspectives d’évolution professionnelle

Selon les règles statutaires.

1 Poste vacant

Renseignements et candidature : 

Vincent Naegelen, directeur de greffe 

03.89.36.25.68

dg.tj-mulhouse@justice.fr

Tous les secrétaires administratifs extérieurs au ministère de la Justice qui souhaitent candidater par la voie du détachement doivent transmettre les documents suivants :

- leur fiche de candidatures complétée, avec l'avis de leur administration d'origine relatif à leur départ; Annexe 2
- un curriculum vitae et une lettre de motivation;
- le cas échéant, les pièces justifiant d'une situation particulière ;
- leur dernier arrêté d'avancement d'échelon;
- leurs trois derniers comptes rendus d'entretien professionnel ;
- leur état des services.

Ne pas postuler sur le site CSP