ENSOSP- Assistant(e) de gestion administrative des formations de santé de l'Ensosp

La département des formations de santé de l'École nationale des officiers de sapeurs-pompiers recherche un(e) Assistant(e) de gestion administrative des formations-GROUPE RIFSEEP 2

Vos activités principales

1. Gestion administrative des formations de santé

Gestion des appels téléphoniques

Gestion des dossiers d’inscription 

Saisie dans le logiciel Formaltis 

Examen de la recevabilité des pièces constitutives des dossiers d’inscription 

Courriers divers : relances, refus, convocations et attestations de stage (via Formaltis) 

Classement et archivage ;

Renseignement et mise à jour de divers tableaux de bord.

Délivrer au SIS les attestations de présence des stagiaires.

Organisation logistique sur site et à l’extérieur 

Listes des stagiaires, feuilles d’émargement et de restauration/hébergement, badges.

2. Gestion de la plateforme d’enseignement à distance :

Assurer l’inscription des stagiaires sur la plateforme de formation ouverte et à distance (FOAD) 

Assurer le suivi des comptes de connexions sur les modules FOAD des formations 

Contribuer à la mise à jour des actions de formations en FOAD sous le pilotage du responsable de formation.

Activités secondaires

Gestion du secrétariat du département santé en l’absence de l'assistante du chef de département 

Gestion du courrier arrivée/départ 

Rédaction des courriers de service 

Gestion des appels téléphoniques ;

Participation à la vie de l’établissement et à la gestion collective.

Votre environnement professionnel

Activités du service

Conception, organisation et mise en œuvre des formations de santé

Composition et effectifs du service

13 personnes :

1 médecin de SPP

1 pharmacien de SPP

2 cadres de santé de SPP

3 infirmiers de SPP

1 capitaine de SPP

1 contractuel au service PCS

1 assistante du médecin-chef

2 assistantes de gestion administrative des formations santé

1 technicien/logisticien

Liaisons hiérarchiques

Chefs de divisions et chefs de services du département santé

Chef du département santé

Liaisons fonctionnelles

Services d’incendie et de secours (SIS)

Sous-directions santé

Clientèles extérieures dans le domaine de la santé

Direction générale de la sécurité civile et de la gestion de crises (DGSCGC)

Transversalité avec d’autres services de l’Ensosp

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
-Régime horaire : 38 heures hebdomadaires donnant droit à 16 jours ARTT + 29 congés annuels
-Télétravail possible (2 jours/semaine)
-Adhésion au CNAS et possibilité d'adhérer à l’amicale des personnels
-Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles ;
-Prise en charge d’une partie de la protection sociale complémentaire et de la restauration

-Disponibilité, adaptation aux fluctuations du rythme de travail et savoir travailler simultanément sur plusieurs dossiers 

-Travail en transversalité et pluri-professionnalité propre au domaine de la santé

-Connaissances des sémantiques pédagogiques et didactiques ;

-Maîtrise du Pack Microsoft Office, utilisation du gestionnaire formation FORMALTIS et de la plateforme ENASIS

Localisation administrative et géographique / Affectation

École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers

Département des études

Division de la vie des apprenants et des intervenants

1070 rue du Lieutenant Parayre

13100 AIX EN PROVENCE

Dans la posture attendue : rapidité, rigueur, réactivité, discrétion

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques
-Avoir des compétences en informatique bureautique niveau expert requis

-Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis

-Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis

-Avoir des compétences juridiques niveau maîtrise requis

Savoir-faire 
-Savoir s’organiser niveau maîtrise  requis

-Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis

-Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis

-Savoir analyser niveau maîtrise requis

-Savoir s'organiser niveau maîtrise requis

Savoir être

-Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis

-Savoir s'adapter niveau maîtrise requis

-Savoir communiquer niveau maîtrise requis

-Savoir s’exprimer oralement niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Date de mise à jour de la fiche de poste : 20/10/2026

Vos perspectives : Les compétences mises en œuvre permettent d'envisager une évolution vers d'autres emplois au sein de la structure et enrichir son parcours professionnel et préparer des concours ou examens. 

Emploi de Référence RMFP (codification RMFP pour publication):  Chargée / Chargé de l’instruction de dossiers administratifs

Code fiche de l’emploi type 1 RMFP (nouveau) :ERUSA009

Domaine nouveau : Relation à l'usager

Temps de travail sur emploi-type 1 : 100 %

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2) :  

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :  FP2ADM03      

 Emploi-type libellé RIME/RMFPT/RMFPH (ancien) : GESTIONNAIRE-INSTRUCTRICE ADMINISTRATIVE/INSTRUCTEUR ADMINISTRATIF (FPE - FP2ADM03)

Domaine ancien : ADMINISTRATION GENERALE       

Temps de travail sur emploi-type 1 : 100 %

Qui contacter ?

- Le Cadre supérieur de santé lieutenant-colonel Vincent LETESSIER, adjoint au chef du département santé, vincent.letessier@ensosp.fr

- Le chef des ressources humaines : Marc Lopez marc.lopez@ensosp.fr 04 42 39 04 71 / 04 42 39 04 75    

Liste des pièces requises pour déposer une candidature

CV, Lettre de motivation et formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible avec le lien https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

et en parallèle : Candidature à adresser par mail à recrutement@ensosp.fr

Lettre de motivation à adresser à

Monsieur le Directeur de l'ENSOSP

École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers

Division des ressources humaines

BP 20316 - 1070 rue du Lieutenant Parayre

13798 Aix-en-Provence cedex 3

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat : 

2° de l’article L332-2 

(anciennement 2 de l'article 4)