Secretaire Medicale F/H

▪ Secrétariat du Chef de Service
▪ Secrétariat du service
▪ Préparation des rentrées universitaires en relation avec la faculté (janvier, mai, aout et novembre)
▪ Les deux secrétaires constituent un binôme, se remplacent et s’entraident, y compris lorsque l’une ou l’autre n’est pas en capacité d’exercer certaines missions
 Missions générales et permanentes
▪ Mission d’accueil physique et téléphonique et prise des messages
▪ Prise de rendez-vous de consultations spécialisées et des demandes enregistrées sur LORAH
▪ Réception et réponse des mails de la boite générique
▪ Numérisation de documents à insérer dans le dossier patient ORBIS
▪ Organisation et programmation de toutes les réunions du service (diffusion des avis de réunion, réservation de salles en lien avec le secrétariat de Direction du site, aspects logistiques)
▪ Gestion du courrier postal (départ et réception, tri, diffusion)
▪ Mise à jour des données relatives à la Direction (organigramme, papier à entête…)
▪ Assurer l’interface entre le chef de service, l’encadrement (transmission d’information par mail…) et les différents interlocuteurs internes ou externes à l’hôpital
▪ Gestion des demandes de dossiers médicaux en rapport avec la Chargée des Relations Avec les Usagers (CRUA)
▪ Frappe des CR médicaux
▪ Gestion des plaintes avec la Chargée des Relations Avec les Usagers (CRUA)
▪ Commande des fournitures de bureau (petits matériels) en lien avec la logistique
Missions spécifiques
▪ Relation avec la faculté d’odontologie pour l’arrivée des étudiants en formation initiale et continue et Erasmus
▪ Préparation des arrivées et départs des médecins, internes, externes, Erasmus
▪ Préparation et validation des plannings à l’année N+1 avec le chef de service et son adjoint
▪ Aide à l’organisation des Examens Cliniques Objectifs Structurés (ECOS) : réservation salles, fléchage, logistique
▪ Gestion mensuelle du tableau de présence médicale avec mise à jour régulière sur CHRONOS et suivi des autorisations d’absence en lien avec le bureau du personnel médical de Bichat
▪ Accueil des candidats en observation dans le cadre de la procédure « passerelles » en odontologie
▪ Référente ORBIS pour la modification des agendas de consultation en lien avec l’équipe SMAX pour la création
▪ Mise à jour du site institutionnelle via BASINS
 Missions ponctuelles
▪ En l’absence du cadre, accueil du nouveau personnel médical et des étudiants en formation initiale et continue avec le responsable pédagogique (présentation service, inventaire lingerie, attribution vestiaire et casier)

 Adaptabilité – Autonomie
 Sens de l'organisation, rigueur
 Capacité à se positionner au sein d'une équipe pluridisciplinaire
 Communication efficace
 Discrétion professionnelle et discernement
 Disponibilité
 Polyvalence
 Proactivité
 Qualités relationnelles
 Sens des responsabilités
 Tact

▪ Formation secrétariat exigée
▪ Maîtrise de l'outil informatique (Outlook - Word – Excel – Power Point …) et les nouvelles technologies de l'information
▪ Connaissance des termes médicaux en lien avec la spécialité (formation sur les pratiques dentaires à acquérir)
▪ Connaissance de l'hôpital appréciée mais non indispensable
▪ Connaissance des outils institutionnels utilisés à l'APHP : ORBIS, CHRONOS, LORAH, SMAX, BASINS