Assistant-e de direction
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Vos missions en quelques mots
Activités principales :
1. Assiste la direction (directeur et adjoints) dans l’organisation quotidienne du travail
– Assure la gestion et la coordination des agendas de la direction : planifie, organise les réunions : mailing, convocations diffusion, réservation des salles, préparation des fonds de dossier – calendrier.
– Assure les arrivées et départs du courrier : enregistrement du courrier entrant pour lequel il faut garder une traçabilité; vérification de la conformité des courriers sortant (respect de la charte graphique); prise en charge des circuits de signature.
– Rédige et met en forme des courriers et documents à la demande de la direction.
– Assure l’accueil téléphonique et physique de la direction.
– Assure le classement et l’archivage de documents
2. Assiste le cadre de référence du secrétariat général commun (SGC) dans l’organisation quotidienne du travail
– Prépare les convocations, l’ordre du jour et les documents qui s’y rapportent pour les instances formelles de dialogue social.
– Etablit le PV des instances de dialogue social
– Assiste le cadre de référence dans ses missions de gestion des ressources humaines : met en forme des supports écrits, assure l’accueil téléphonique et physique, gère les courriers
– Centralise les commandes de fourniture de la DDETS et veille à leur distribution dans les différents pôles et services.
– Assure l’accueil téléphonique et physique du cadre de proximité.
– Assure le classement et l’archivage de documents
3. Contribue à la circulation de l’information au sein de la DDETS
– Elabore des comptes-rendus de réunion notamment ceux du comité de direction
– Effectue des recherches documentaires
– Tient à jour l’organigramme et contribue à l’actualisation du site internet
– Gère la boîte fonctionnelle de la DDETS et la boîte usagers : relevé quotidien, ventilation auprès des pôles, suivi des réponses.
4. Assure les missions de gestionnaire budgétaire pour les BOP 177
– Vise les demandes de subvention dans Chorus formulaire
– Vise les demandes de paiement et transmet dans Chorus formulaire au CGF
Activités annexes :
Partenaires institutionnels : DREETS, préfecture, sous préfectures, conseil départemental, conseil régional , intercommunalités, communes, autres administrations et partenaires associatifs.
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné (A)
- Techniques administratives et bureautiques (M)
- Systèmes de classement et d’archivage (M)
- Cadre législatif et réglementaire (A)
- Politiques et dispositifs sociaux (N)
Savoir-être :
- Maîtriser les techniques de classement et d’archivage *
- Prendre des notes *
- Utiliser les techniques de lecture rapide
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Savoir-faire :
- Être rapide, réactif et avoir l'esprit d'initiative *
- Avoir le sens de l'écoute et du dialogue *
- Travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation **
Assistante de direction :
Agent-e contractuel-le
- Filière : Assistante
- Métier : Assistant-e de direction
- Catégorie : B
- Expérience minimum attendue : moins de 5 ans (Indice majoré : 368)
- Expérience maximum attendue : plus de 5 ans (Indice majoré : 423)
Agent-e titulaire
- Catégorie : B
- Métier : Secrétaire administratif de classe normale
- NBI : 15 points (SD001 - NBI SD_Agent responsable du secrétariat de direction)
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
- Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
- Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
- Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
- Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
Éléments de candidature
Documents à transmettre
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Assistant-e de direction
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Assistant(e) Sécurité Prévention
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97 BVD DE L EUROPE 76175 ROUEN CEDEX - France, Normandie, Seine Maritime (76), Normandie Choisir le Service Public Temps pleinInformations générales Organisme de rattachement Direction Interdépartementale des Routes Nord-Ouest (DIRNO) Référence 2026-2430715 ...
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Assistant(e) Maitre d'Hôtel
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Rouen, Normandie, France Bwh Hotel Group France Temps plein 2 382 € CDDAssistant(e) Maitre d'Hôtel - 1er Chef de Rang Homme ou femme de terrain, doté d'un excellent relationnel, modèle technique et comportemental, vous serez rattaché auDirecteur du restaurant.Vous connaissez parfaitement le mécanisme du service en salle, vous savez détecterimmédiatement le détail à corriger, et lors des repas, vous vous assurez que...
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Assistant de Direction – Services Généraux
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Rouen, Normandie, France JobAffinity Temps pleinAscot Consulting recherche pour l’un de ses clients un Assistant de Direction H/F. Rattaché directement à la Direction, vous assurez la gestion du parc automobile, l’organisation d’événements et le pilotage des services généraux.Vous avez au moins 5 ans d’expérience, êtes polyvalent, rigoureux et autonome, avec un bon relationnel et de bonnes
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Assistant de Direction
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Rouen, Normandie, France JobAffinity Temps pleinType du poste Contrat à Durée IndéterminéeEntrepriseAscot Consulting, cabinet de recrutement spécialisé dans le domaine de l’expertise comptable, l’audit et la finance, est un partenaire privilégié des entreprises implantées dans la région.Ascot Consulting, recherche pour l’un de ses clients, Groupe familial en
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Rouen, Normandie, France NEOMA Business School Temps plein 38 000 € - 52 000 € ContratA propos de nous NEOMA Business School est une Ecole de premier rang international, dynamique et désireuse de dépasser constamment les frontières de la connaissance et de l’innovation. Nous recrutons régulièrement de nouveaux talents, souhaitant s’investir à nos côtés pour mener à bien notre mission : la formation et l’accompagnement des...
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Rouen, Normandie, France Ministère de la justice Temps pleinVos missions en quelques mots Le tribunal judiciaire de Rouen recherche un(e) assistant(e) de justice !En étroite collaboration avec la procureure de la République adjointe, chef de la division mineurs-famille, ainsi qu’avec l’ensemble des parquetiers de la division, vous serez sollicité sur :- Gestion des mineurs non accompagnés- Rédaction...
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Assistant de Direction
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Rouen, Normandie, France Ernst & Young Advisory Services Sdn Bhd Temps pleinEY Rouen recrute un Assistant(e) de Direction et Office Manager F/H en CDD pour janvier 2027 jusqu’à fin juillet 2027.Vous assurerez le support de direction et la coordination opérationnelle du bureau, en lien avec les collaborateurs, notamment la gestion d’agenda, les déplacements, la préparation des réunions et le suivi administratif.Profil
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Direction orchestre Arco
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Rouen, Normandie, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots Direction orchestre ArcoDirection orchestre Arco Profil recherché Diplôme d’Etat ou d’Assistant d’enseignement artistique principalExpérience pédagogique souhaitée dans la spécialitéSens du service public et à l'usagerCapacité à s'adapter à des publics diversSens du travail en équipe, rigueur et...
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Rouen, Normandie, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots Sous la responsabilité de la Directrice du Conservatoire à Rayonnement Communal de musique et de danse, vous aurez pour mission la direction de l'orchestre Staccato (orchestre à cordes et symphonique)Direction de l'orchestre Profil recherché Diplôme d’Etat ou grade d’Assistant d’enseignement artistique ou...
