Gestionnaire des certifications paramédicales

La Direction de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DEETS) a pour mission de mettre en œuvre les politiques publiques dans les domaines de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités.

Elles visent à favoriser le développement économique, l'emploi, la protection des travailleurs et la cohésion sociale au niveau régional et départemental.

Ses principales missions sont :

• Soutien aux entreprises, notamment les PME et les TPE ;
• Promotion de l'innovation et de la compétitivité ;
• Gestion des aides et subventions économiques ;
• Emploi et Formation Professionnelle ;
• Mise en œuvre des politiques de l'emploi et de la formation professionnelle ;
• Accompagnement des demandeurs d'emploi et des salariés en reconversion ;
• Coordination avec les acteurs locaux de l'emploi ;
• Contrôle de l'application du droit du travail ;
• Prévention des risques professionnels et amélioration des conditions de travail ;
• Médiation des conflits du travail ;
• Lutte contre les exclusions et la pauvreté ;
• Promotion de l'inclusion sociale et de l'égalité des chances ;
• Coordination des actions en faveur des personnes vulnérables (personnes âgées, personnes handicapées, etc.) ;
• Développement des politiques en faveur des jeunes.

Au sein de l'unité Apprentissage et Certification, le ou la gestionnaire assure la gestion administrative de l'ensemble des activités de certification paramédicale. Ses missions sont les suivantes :

1. ORGANISATION DES SESSIONS DE VAE ET DE CERTIFICATION

• Suivi administratif des dossiers des candidats : enregistrement, contrôle de complétude, relance des pièces manquantes ;
• Préparation et envoi des convocations (candidats et membres de jury) et organisation logistique des sessions ;
• Préparation des documents en amont des sessions, en lien avec les établissements de formation sanitaires ;
• Suivi post-jury : réception des pièces complémentaires (AFGSU, attestations de stage), orientation des candidats vers l'ASP ou la plateforme France VAE.

2. PRÉPARATION DES JURYS D'ATTRIBUTION DES DIPLÔMES PARAMÉDICAUX

• Vérification des listes de candidats transmises par les instituts de formation ;
• Préparation des dossiers de séance, rédaction des arrêtés d'attribution des différentes commissions et mise à la signature ;
• Préparation et diffusion des procès-verbaux et des listes d'admis.

3. ÉDITION ET DÉLIVRANCE DES ACTES

• Édition et envoi des attestations de réussite des lauréats ;
• Organisation et traçabilité de la remise des diplômes (envoi postal ou retrait à l'accueil) ;
• Établissement des attestations de perte de diplôme et des attestations de conformité pour les diplômes européens ;
• Rédaction des attestations et courriers d'accompagnement des autorisations d'exercice (CRAE, actes et activités en bloc opératoire par les IDE).

4. AUTORISATIONS D'EXERCICE DES TITULAIRES DE DIPLÔMES EUROPÉENS : Appui à l'instruction des demandes (masseur-kinésithérapeute, orthophoniste, ergothérapeute, aide-soignant...) : enregistrement, vérification des pièces, demandes de compléments, préparation des dossiers pour la commission et suivi des décisions.

5. ACCUEIL DES USAGERS ET MESSAGERIE DE L'UNITÉ

• Gestion de la boîte fonctionnelle de l'unité : traitement des demandes courantes et transmission des situations particulières aux agents concernés ;
• Accueil téléphonique et physique, information et orientation des usagers ;
• Contribution à l'élaboration de réponses types sur les demandes les plus fréquentes.

Activité marquée par des pics de charge lors des sessions de jury et des périodes de remise des diplômes.

Accueil du public et des usagers par téléphone.

Relations fonctionnelles

• Hiérarchiques : poste placé sous la hiérarchie de la cheffe de service, de la responsable de l'unité et de la cheffe de mission.
• Fonctionnelles : avec les agents du pôle 2ES.
• Externes : candidats et lauréats, instituts de formation sanitaires, membres des jurys, ASP, autres DREETS/DEETS.

Connaissances :

• Missions et organisation de la DEETS (Maîtrise)
• Outils bureautiques : traitement de texte, tableur, messagerie (Maîtrise)
• Environnement administratif et réglementaire des certifications paramédicales et de la VAE (Notions, à acquérir en poste)
• Règles de protection des données personnelles (RGPD) (Notions)

Savoir-être :

• Rigueur et sens de la méthode (Maîtrise)
• Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité (Maîtrise)
• Réactivité (Maîtrise)
• Implication et sens du service public (Maîtrise)
• Écoute, courtoisie et maîtrise de soi dans la relation aux usagers (Maîtrise)
• Positionnement professionnel adapté et esprit d'équipe (Maîtrise)
• Curiosité et goût pour les outils numériques (Application)

Savoir-faire :

• Échanges avec les usagers, à l'oral comme à l'écrit, avec clarté et pédagogie (Maîtrise)
• Aisance avec l'outil informatique : prise en main d'applications métiers, de plateformes dématérialisées et d'espaces collaboratifs, adaptation à leurs évolutions (Maîtrise)
• Capacités d'organisation : prioriser les tâches et respecter les échéances, notamment en période de sessions (Maîtrise)
• Rédaction de courriers, d'attestations et d'arrêtés administratifs (Application)
• Tenue de tableaux de suivi et classement méthodique des dossiers (Application)
• Repérage des situations particulières et transmission au bon interlocuteur (Application)

Groupe RIFSEEP : 3

Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail : 

• Formation à la réglementation des certifications paramédicales et de la VAE ;
• Formation aux applications métiers et aux outils collaboratifs utilisés par l'unité ;
• Formation à l'accueil des usagers, si besoin.