Assistante / assistant de direction (DD820429) H/F

L’assistant(e) participe à l’organisation des travaux liés aux politiques territoriales et assure le secrétariat du Directeur Départemental de la délégation de Tarn-et-Garonne.

Il/elle est chargé(e) de :
-          Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques au standard de la délégation,
-          Assurer l’accueil physique au rez-de-chaussée (visiophone) et téléphonique du secrétariat de direction de la délégation
-          Assurer le suivi de l’agenda du Directeur, l’organisation de ses prises de contacts, réunions et déplacements,
-          Constituer des fonds de dossiers pour préparer les réunions,
-          Gérer la BAL fonctionnelle « Direction » et les  BAL fonctionnelles « Gestion Alertes » et « Astreintes »
-          Assurer la circulation de l’information entre les différents services de la délégation départementale ainsi qu’avec la Direction Générale et les Directions Régionales,
-          Réaliser la revue de Presse quotidienne,
-          Gérer le planning des comités de direction
-          Assurer le secrétariat du CODIR : transmission des documents de travail, rédaction des comptes rendus,
-          Gérer le planning annuel des astreintes et préparer les outils d’astreinte, procéder à la mise à jour des informations en lien avec le cadre référent de la délégation
-          Suivi des prévisions de congés de l’ensemble des effectifs lors des périodes de vacances scolaires
-          Suivre les tableaux de bord des activités (Enquête annuelle d’activité),
-          Gérer des dossiers spécifiques sous supervision du directeur (EAE des agents, EAE des directeurs d’établissements (DH et D3S), campagnes de promotions annuelles…),
-          Rédiger des courriers et des comptes rendus,
-         Suivre les courriers signalés en application de la procédure courrier DDTRI-DG, et les saisines émanant de la préfecture,
-          Participer à la publication des arrêtés et décisions au Recueil des Actes Administratifs
-          Suppléance du secrétariat mutualisé en cas d’absence de l’assistant(e) : gestion des grèves, réservation de salles de réunion
-          Assurer les fonctions de correspondant RH, d’Assistante de Prévention en délégation départementale (par lettres de missions), et « déontologie »
-          Assurer la fonction de relai pour le Service Informatique régional (en cas d’incidents, installation nouvelles arrivées, départs, demandes de matériels, mise à jour mensuelle des ordinateurs de prêt de la délégation)
-          Contribuer aux missions logistiques en lien avec le secrétariat mutualisé : archivage, interventions des opérateurs de maintenance des équipements, gestion et entretien du parc automobile de la délégation,
-          Organisation (planification, réunions, et logistique) de la Causerie 82 : temps de convivialité à destination des agents de la délégation

Savoir :
Organisation et politiques de santé, PRS, organisation ARS Occitanie
Outils bureautiques : word, excel, power point, outlook

Savoir-Faire :
Qualité rédactionnelle et d’expression orale
Reporting
Qualité de méthode et d’organisation du travail
Respecter les échéances et les plannings

Savoir-être :
Qualité relationnelle
Discrétion et loyauté
Réactivité
Disponibilité
Sens du travail en équipe
Capacité d’adaptation
Rigueur

Agents Internes (ARS Occitanie) :
Connectez-vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) – Rubrique « Offre d’emploi » et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d’origine.
Candidats Externes :
Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous :
                (https://ars-occitanie-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036&nocsscache=1)
Dossier de candidatures obligatoires : CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d’échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS