Secrétaire général de mairie
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Vos missions en quelques mots
Filière : Administrative
Cadre d’emplois : Adjoint administratif territorial
A. Secrétariat et accueil
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du Syndicat.
• Réceptionner, enregistrer, orienter et traiter les demandes reçues.
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Assurer le classement et l’archivage des documents.
• Tenir à jour les dossiers administratifs et les tableaux de suivi.
• Organiser et suivre les rendez-vous et réunions administratif
B. Gestion des instances et des élus
• Préparer les réunions des instances du Syndicat :
• Préparer et envoyer les convocations.
• Constituer les dossiers de séance.
• Préparer les documents nécessaires aux réunions.
• Rédiger les comptes rendus et/ou procès-verbaux.
• Assurer le suivi des délibérations et décisions prises.
• Assurer la transmission des actes aux services concernés.
C. Suivi administratif des dossiers
• Assurer le suivi administratif des actions portées par le Syndicat.
• Assurer le suivi des courriers et demandes administratives.
• Préparer les pièces administratives nécessaires aux dossiers.
D. Finances et comptabilité
En lien avec la Présidente et/ou le service comptable :
• Préparer et suivre les engagements et les dépenses.
• Comptabilité publique, mandat titre et préparation des budgets.
E. Suivi administratif des ressources humaines
• Assurer le suivi administratif des agents.
• Préparer les documents administratifs liés aux congés, absences et formations.
• Assurer le suivi des congés et absences.
• Gestion des paies.
• Suivre les dossiers individuels des agents.
• Assurer les relations administratives avec le Centre de gestion et les organismes partenaires.
• Assurer ponctuellement toute mission administrative nécessaire au bon fonctionnement du Syndicat.
• Temps partiel 10 h ;
• Réunions possibles le soir ;
• Profil comptable recherché ;
• Rémunération : Selon échelon.
Profil recherché
Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des syndicats.
• Connaissance des règles administratives applicables aux collectivités.
• Notions en finances publiques locales, logiciel CERIG.
• Connaissance des procédures liées aux assemblées délibérantes.
Savoir-faire
• Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, messagerie électronique.
• Rédiger des courriers et documents administratifs.
• Organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément.
• Respecter les délais administratifs.
• Organiser des réunions et assurer leur suivi.
• Travailler avec différents interlocuteurs : élus, techniciens, partenaires et administrés.
Savoir-être
• Sens de l’organisation et de la rigueur.
• Autonomie.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles.
• Sens du service public.
• Capacité à travailler en équipe.
• Réactivité.
• Adaptabilité.
• Qualités rédactionnelles.
• Capacité à gérer les priorités.