Assistant ou Assistante gestion de projets AMI CMA F/H
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Vos missions en quelques mots
L’assistant ou l'assistante gestion de projet est chargé.e d’assister la cheffe de projet OSMOSE à 50% ainsi que la cheffe de projet PEGASE à 50% dans la mise en œuvre administrative, logistique et
financière de ces deux projets. Le poste proposé concerne plus spécifiquement la réalisation d’opérations administratives et de reporting.
Sous la responsabilité du Pôle Grands Projets, en lien fonctionnel direct avec les cheffes de projet, et en relation étroite les services supports de l'UT, vos missions sont les suivantes :
• Accompagner la mise en place opérationnelle du projet, en lien étroit avec la cheffe de projet, les instances de gouvernance, et le consortium du projet ainsi que les services de l'administration centrale de l'UT.
• Suivre et mettre à jour les documents contractuels de type conventions de reversement.
• Réaliser et suivre les actes de gestion administrative au quotidien (demandes d’achat, ordre de mission, réservations de voyage,...) dans le respect des procédures internes et de la règlementation applicable.
• Contribuer à l’organisation et à la préparation des instances du projet, participer à ces instances, et assurer assurer la production des comptes rendus.
• Participer à l'organisation logistique d'évènements ainsi qu'à la communication interne et externe du projet.
• Contribuer à la définition, l'amélioration et la mise à jour des outils nécessaires à la gestion du projet et au suivi des indicateurs.
• Collecter les informations nécessaires auprès des partenaires pour les différents reportings des projets, contribuer à leur contrôle, produire des synthèses et les proposer à la validation avant transmission.
• Recueillir les indicateurs de suivi de projet et compléter des tableaux de bord.
• Accompagner la production de bilans et livrables relatifs au projet.
• Participer à la gestion administrative globale du Pôle Grands Projets et à la dynamique de l’équipe.
Profil recherché
Connaissances :
Connaître l’environnement de l’Enseignement Supérieur
Comprendre l’enjeu des projets financés par l’Etat
Connaître le fonctionnement des achats publics
Serait un plus :
- Connaître le fonctionnement et les process des universités
- Connaissances en matière de communication
Savoir-faire technique :
Maîtriser le suivi administratif et financier
Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint...)
Avoir une bonne capacité de synthèse
Avoir bonne aisance rédactionnelle et expression orale
Avoir des compétences en communication.
Savoirs comportementaux :
Faire preuve de rigueur et d’organisation
Faire preuve d’autonomie et de prise d’initiative
Savoir rendre compte et travailler en équipe
Etre polyvalent et avoir la capacité à s’adapter.
Diplôme requis : BAC+3 (Licence, BUT)
Durée Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience)
Précisions expérience souhaitée /Intitulé diplôme : Une expérience similaire en tant que gestionnaire administratif ou assistant de projet serait appréciée.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Localisation
- Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
- Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
- Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
- Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
Éléments de candidature
Documents à transmettre
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