Assistante de direction

Pôle Assemblées et Communication – service : Secrétariat général

Descriptif du poste : Sous la Direction de la DGS, le collaborateur recruté aura pour mission d’apporter une aide permanente et des conseils à la direction en termes d'organisation, de gestion, de communication, d’accompagnement, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers

Avantages liés au poste : IFSE de 272€/brut par mois,

CIA versé suivant le budget voté, l’atteinte des objectifs et la manière de servir de l’agent évaluées grâce à deux entretiens professionnels annuels (montant maximal de 794 € brut),

Avantages liés à la Collectivité : CNAS, participation maintien de salaire (50% de la cotisation), chèques cadeaux pour Noël et spectacle de Noël participation à la complémentaire santé labellisée (15 €/mois).

Temps de travail : 35 heures hebdomadaires soit 1607h/an
Possibilité de travailler sur 4.5 jours,
Télétravail possible,

Assistance dans le domaine du secrétariat
Gestion du courrier (arrivée et départ) et de la boîte mails principale.
Gestion des plannings de réunions, de prêts de matériels et de salles pour l’ensemble des services.
Assistance à la préparation des assemblées. : mise en forme des projets de délibérations (bureaux et conseils), gestion de la télétransmission au contrôle de légalité des actes administratifs (application AWS) et gestion de leur publication, retranscription des procès-verbaux des bureaux et des conseils.
Aide à la direction pour le respect du RGPD.

Assistance dans le domaine des archives
Gestion de l’archivage numérique (gestion de l’arborescence du serveur et de son respect).
Gestion des archives papier de l’Hôtel communautaire.

Assistance dans le domaine des achats publics
Gestion des commandes des agents de l’Hôtel communautaire.
Assistance à la gestion des commandes informatiques de l’ensemble des services.

Assistance dans le domaine du numérique/informatique
Assistance des agents : aide à la direction pour le déploiement de l’Intelligence artificielle (action de mutualisation possible avec les communes), accompagnement des agents sur les logiciels métiers et outils internes (Lucca, octime, Arpège, 3CX, carbonio, etc).

Assistance des élus : animation de l’intranet des élus.
Assistance des usagers : aide à l’accompagnement des usagers dans leurs démarches numériques à l’Hôtel communautaire, aide l’été au traitement des DUI du service enfance (logiciel Arpège).

Exigences et contraintes :
Permis B et véhicule exigés
Respect impératif des délais et des contraintes juridiques

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Titulaire ou niveau BAC +2
Expérience de 2 ans sur un poste similaire demandée

Savoir-être/Qualité :
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Capacités relationnelles
Sens du travail en équipe
Rigueur
Organisation

Savoir-faire :
Règles d’expression orale et écrite de qualité exigées
Techniques de secrétariat à maîtriser
Maîtrise des outils de bureautique
Maitrise dans le domaine numérique/informatique

Adresser votre candidature (lettre manuscrite + CV) par courrier à :

Monsieur le Président
1 rue Sainte-Anne BP 50019
72220 ECOMMOY

ou par mail à l’adresse suivante :

communautedecommunes@belinois.fr

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.