Responsable du service scolarité

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

L'UFR Sciences est une composante multi-sites. Les services scolarités organisent les activités liées au cursus des étudiants (inscriptions administrative et pédagogique, contrôle de l’assiduité, préparation des emplois du temps, gestion des examens, calcul des notes, diplomation…) de façon à offrir le même niveau de service aux enseignants et étudiants sur chacun des sites.

Au sein du campus Saint-Charles, le/la responsable de la scolarité pilote l’ensemble des activités administratives et pédagogiques liées au parcours des étudiants, de leur candidature à la délivrance de leur diplôme, pour les formations de licence et de master, en présentiel et à distance.

À ce titre, il/elle assure les missions suivantes :

• Management et coordination : encadrer et animer une équipe de 22 agents répartis en trois bureaux, organiser l’activité du service et accompagner les responsables de bureau et les gestionnaires dans leurs missions.
• Pilotage de la scolarité : superviser l’ensemble des opérations de gestion administrative et pédagogique : inscriptions, stages, examens, jurys, résultats, emplois du temps et délivrance des diplômes, pour les formations initiales, en alternance et continues.
• Organisation des examens : élaborer les calendriers, coordonner les moyens nécessaires et veiller au bon déroulement des épreuves.
• Gestion et suivi administratif : assurer le suivi comptable des inscriptions et superviser les activités de la régie de recettes.
• Expertise et accompagnement : être la personne référente des applications de gestion de la scolarité (APOGÉE, ADE, E-Candidat, AMUStage, ERIS), former et accompagner les utilisateurs et faciliter la prise de fonction des nouveaux agents.
• Communication et relations avec les usagers : garantir la circulation de l’information et assurer l’interface entre les étudiants, les enseignants et les services de l’établissement.
• Amélioration et coordination des pratiques : diffuser et veiller à l’application des procédures, participer aux groupes de travail et contribuer aux actions de communication de l’UFR, notamment à travers la gestion du site web du service.

Vous disposez d’une bonne connaissance de l’enseignement supérieur, de l’organisation universitaire et de la réglementation relative à la scolarité, notamment dans le cadre du système LMD. Vous maîtrisez les outils de gestion de la scolarité (APOGÉE, ADE, AMUStage, e-Candidat, Parcoursup, Mon Master) ainsi que les outils bureautiques courants.

Vous possédez des compétences confirmées en management d’équipe, organisation et planification, ainsi qu’une capacité à gérer les situations complexes et les conflits.

Autonome, réactif·ve et doté·e d’un bon relationnel, vous faites preuve de discernement, d’adaptabilité et d’esprit d’initiative.

Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail