Directrice administrative

À l'Université Grenoble Alpes (UGA), chaque métier contribue à une mission essentielle : produire et transmettre des savoirs au service de la société.
Située au cœur des Alpes, dans un environnement scientifique et naturel exceptionnel, l'Université Grenoble Alpes est l'une des principales universités de recherche en Europe, reconnue pour l'excellence de ses formations et de ses travaux scientifiques.
Institution publique engagée, attentive à l'impact social et environnemental de ses actions, l'UGA offre un cadre de travail stimulant où chacun peut s'épanouir et contribuer à un projet collectif porteur de sens.

www.univ-grenoble-alpes.fr

Rejoindre l'Université Grenoble Alpes, c'est donner du sens à son engagement professionnel.

À l'Université Grenoble Alpes (UGA), chaque métier contribue à une mission essentielle : produire et transmettre des savoirs au service de la société.

Située au cœur des Alpes, dans un environnement scientifique et naturel exceptionnel, l'Université Grenoble Alpes est l'une des principales universités de recherche en Europe, reconnue pour l'excellence de ses formations et de ses travaux scientifiques.

Institution publique engagée, attentive à l'impact social et environnemental de ses actions, l'UGA offre un cadre de travail stimulant où chacun peut s'épanouir et contribuer à un projet collectif porteur de sens.

Lien vers le site internet du service des langues (SDL)

Missions principales :

Sous l’autorité de la Directrice générale des services adjointe et en appui à l’équipe de direction de la composante, vous assurerez le pilotage administratif, logistique et organisationnel de la composante. L'équipe est composée d’une vingtaine de personnes réparties sur 5 pôles (scolarité, RH, finances, espace langues, communication), dont 8 agents encadrés en direct.

Vous contribuerez activement à la mise en œuvre des orientations stratégiques du SDL, encadrerez l’équipe administrative et coordonnerez les activités liées à la gestion RH, budgétaire, scolarité, qualité et communication.
Vous jouerez un rôle essentiel de conseil, de coordination et d’impulsion, garantissant la qualité, l’efficacité et la conformité des opérations, tout en accompagnant les projets de transformation du service des langues.

Activités principales :

Pilotage stratégique

• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des orientations de la composante et apporter une aide à la décision à la direction du SDL.
• Organiser et piloter les instances de gouvernance, produire et suivre les indicateurs de pilotage.
• Assurer le respect de la réglementation (formation, RH, finance, statut) et en diffuser les évolutions.
• Être le relais administratif entre la composante, la DGS, les UFR partenaires et les directions centrales.
• Accompagner le changement et les projets d’innovation.

Management et encadrement

• Encadrer une équipe d’une vingtaine de personnes réparties sur 5 pôles (scolarité, RH, finances, espace langues, communication), dont 8 agents en direct (2 A – 5 B – 1 C).
• Organiser le travail des équipes, planifier les campagnes annuelles, conduire les entretiens professionnels et les recrutements.
• Garantir la qualité des procédures administratives et la circulation de l’information.
• Évaluer et prévenir les risques liés aux conditions de travail.

Gestion administrative et coordination opérationnelle

• Élaborer le budget avec le directeur, en suivre l’exécution et coordonner les opérations financières.
• Coordonner la logistique et la gestion des locaux.
• Produire les bilans, tableaux de bord et statistiques.
• Organiser l’archivage et assurer la mise à jour du site web, de l’offre de formation et des outils de communication.
• Participer au montage budgétaire des projets (AAP IDEX, Erasmus+), en assurer le suivi ainsi que le recrutement et le suivi RH des personnels associés.
• Être référent responsabilité sociétale et environnementale (RSE) du service (sensibilisation, actions collectives).

Rémunération :

A partir de 1944€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.

Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 1000 €.

Composante présente sur les sites de Grenoble et Valence : continuité de service à assurer sur le site de Valence

- Très bonne connaissance des structures et statuts de l’enseignement supérieur et de la recherche (la connaissance de l’organisation de l’établissement et des rôles des différents interlocuteurs serait un avantage)

- Maîtrise des règles de gestion administrative, budgétaire, RH et scolarité

- Connaissance des outils de gestion et de suivi (SIFAC, IDEL, HÉLICO, NOTILUS, etc.)

- Organiser, encadrer, animer et motiver une équipe en mobilisant les compétences de chacun

- Impulser et gérer un projet, accompagner le changement

- Élaborer et suivre un budget avec rigueur

- Définir des indicateurs de suivi, évaluer la qualité des services et mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue

- Rédiger des documents administratifs, conventions et rapports

- S’approprier rapidement les orientations stratégiques du projet d’établissement de l’UGA et en porter les valeurs

- Qualités relationnelles : écoute, diplomatie, capacité à fédérer

- Sens de l’organisation et réactivité

- Agilité dans des environnements complexes et en transformation

- Fiabilité, autonomie et rigueur

Expérience professionnelle souhaitée : de 2 à 5 ans

L’UGA souhaite promouvoir un management :

• Favorisant la collaboration, l'anticipation et l'innovation pour répondre aux enjeux d’aujourd’hui et de demain
• Favorisant la QVCT et reconnaissant les nouveaux besoins des collaborateurs
• Responsable et éthique
• Favorisant le développement des compétences et l'évolution des trajectoires professionnelles

En tant que cadre vous serez accompagné dès votre prise de poste et pourrez bénéficier d’un accompagnement personnalisé.

• D’un accompagnement individualisé en fonction de votre besoin
• D’un parcours de formation management
• D’ateliers thématiques

Sur le recrutement :

Merci d'envoyer un courriel à :

Anne-Charlotte FOURQUET, chargé.e de recrutement
anne-charlotte.fourquet@univ-grenoble-alpes.fr

Sur le poste :

Merci d'envoyer un courriel à :

Julie Telmon - Assistante de Direction - Julie.Telmon@univ-grenoble-alpes.fr

Supérieur hiérarchique: Celine Hagopian - DGSA - Celine.Hagopian@univ-grenoble-alpes.fr - 0476514181